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Intérêt et mise en oeuvre du bulletin de paie électronique

Le 30/10/2009, par Cabinet Gestion de la Paie, dans Social / Droit du Travail.

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La loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d'allégement des procédures a modifié les articles L3243-2 et L3243-4 du code du travail.

La nouvelle rédaction de l'article L3243-2 permet à l'employeur de remettre le bulletin de paie du salarié "sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données".

La dématérialisation des procédures et l'action écologique étant très à la mode, il était évident que le bulletin de paie devait se dématérialiser pour prendre une forme électronique.

Que doit-on en penser ?

I) L'accord préalable du salarié

Même si le développement d'Internet est indéniable, il est aussi certain que beaucoup de personnes ne sont pas encore bien familiarisées avec cet outil.

Tous les foyers n'étant pas équipés d'un ordinateur relié au Web, le législateur a prévu un accord préalable du salarié afin de passer à la remise du bulletin de paie par voie électronique.

Evidemment, l'accord de l'employé n'aura pas à être recueilli avant chaque bulletin de paie et pourra être obtenu pour une durée indéterminée.

Nous verrons donc prochainement apparaître de nouvelles clauses dans les contrats de travail dans lesquelles l'employé pourra accepter de recevoir son bulletin exclusivement par voie électronique.

II) Une mise en oeuvre plus compliquée qu'il n'y paraît

Se multiplient sur la Toile de nombreux sites ventant les intérêts nombreux du bulletin de paie dématérialisé. Il convient de faire le point sur le sujet.

Le bulletin de paie électronique ne signifie pas que les bulletins seront simplement des feuilles de paie scannées puis envoyées par E-mails.

Les articles L3243-2 et L3243-4 imposant une garantie de l'intégrité et de l'archivage des données, seul un système d'espace personnel sécurisé devrait permettre le respect du texte.

On peut, en tout cas, penser que la jurisprudence ira en ce sens puisqu'il est peu probable de voir publier un jour le décret d'application.

Précisons que la Loi ne donne pas à ce jour de mode opératoire particulier, seules les décisions judiciaires futures pourront nous éclairer sur le problème.
Ceci, convenons-en, laisse les justiciables dans une situation d'incertitude inconfortable.

Me Caprioli, dans un article posté sur le Net et intitulé 'contre une "normalisation" de l'e-paie', a affirmé que les fondements juridiques étant posés, ils laissent une "latitude d'action" à l'employeur quant à la procédure à mettre en oeuvre.

Ce raisonnement paraît dangereux dans le sens où il paraît douteux que les tribunaux confrontés à ces textes ne cherchent pas à l'interpréter.
Il ne serait pas de bon conseil de laisser des employeurs faire selon leur choix et se sacrifier pour créer de la jurisprudence sur le sujet.

On peut alors raisonnablement penser que, dans un premier temps, seules les grandes entreprises et les entreprises de nouvelle technologie se lanceront dans l'expérience puisque le recours à un prestataire de services tiers à l'entreprise paraît inévitable.

Les offres commencent à affluer et proposent des services d'E-coffres.

Certaines banques ainsi que d'autres prestataires spécialisés proposent déjà un espace de stockage.
Les offres et les garanties sont très inégales et il conviendra de bien se renseigner avant de s'engager.

En effet, certains prestataires se déclarent irresponsables en cas d'intrusion dans l'E-coffre ou en cas de perte des données !

Il est alors certain que ce système engendrera une nouvelle organisation administrative dans l'entreprise ce qui désamorce l'argument consistant à mettre en avant une diminution du coût du traitement.

III) Les risques du système d'E-coffre

Il faut savoir que le meilleur moyen de conserver des documents reste de conserver une version papier en plus d'une version numérique.

La plupart des employés seront donc contraints d'imprimer de chez eux, et à leurs frais, leur bulletin de paie afin d'en garder un exemplaire.
En effet, le stockage virtuel d'informations sur serveur n'est pas infaillible puisque ce dernier peut se "crasher" ou être détruit.
Il sera alors pertinent de se renseigner afin de savoir si le prestataire assure un duplicata en cas de problème.

Les évolutions régulières des formats informatiques de numérisation pourraient aussi poser problème si l'enregistrement ne peut plus être ouvert après quelques années.

Enfin, un service de stockage virtuel crée une dépendance de l'employeur et de l'employé à leur du prestataire de service. Ainsi, si le site ferme sans préavis, les informations seront perdues.

IV) Un avantage indéniable : une récupération aisée des bulletins

Avec ce système de numérisation, les bulletins ne sont pas exclusivement stockés à domicile.

Ceci résout les problèmes de perte de bulletins et permet de garder une trace en cas de déménagement ou si le logement subit des dégâts.

Les démarches dans lesquelles est demandé l'envoi d'un ou plusieurs bulletins de paie sont facilitées puisqu'il n'est plus nécessaire de scanner les documents avant de les envoyer par E-mail.

En outre, l'E-coffre étant accessible de n'importe quel poste connecté au Net voire avec un téléphone portable, un bulletin de paie peut quasiment être fourni n'importe quand et n'importe où.

V) La valeur juridique du bulletin de paie dématérialisé

Ce problème inquiète, il ne devrait pas.

A partir du moment où l'employeur fait figurer les mentions obligatoires imposées par les textes (articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du code du travail), l'écrit reçoit toute sa valeur juridique.

L'article 1316-1 du Code civil dispose que "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."

Le Droit attend de la numérisation qu'elle soit une copie fidèle et durable au sens de l'article 1348 du Code civil en son alinéa 2.

Des systèmes de signature électronique et d'horodatage numérique existent.

Ils permettront de remplir toutes les conditions de recevabilité de la preuve. En outre, on peut raisonnablement penser que ce système empêchera les débats quant à la réalité de l'envoi et de la réception des documents.

VI) Qu'en est-il alors de la pratique de l'envoi du bulletin par E-mail ?

Le problème est que la Loi manque de lisibilité sur le sujet. Or, rien dans le texte de la Loi n'interdit cette pratique :

  • L'article 1369-3 du Code civil permet l'envoi d'informations à un professionnel par courrier électronique.

  • L'article 1316-3 du même code donne la même force à l'écrit électronique qu'à celui sur papier.

L'employeur devra cependant veiller à bien respecter les mentions des articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du code du travail (ce qui ne change pas).

Il devra pouvoir être identifié et présenter le bulletin dans un format qui ne peut pas être modifié.

En outre, l'usage du recommandé avec accusé de réception électronique est impératif pour permettre de déterminer les dates d'envoi et de réception du document, et afin d'éviter toute contestation du salarié concernant la non réception.
Il faudra aussi obligatoirement avoir recours à la signature électronique afin de permettre l'identification de l'employeur.

Le vrai problème vient de la nécessité de stockage qui doit durer cinq années pour l'employeur. Là encore, l'E-coffre semble inévitable puisque énoncé dans la proposition de Loi.

Le problème pour le salarié est pire, comment conserver ses bulletins à vie sous forme dématérialisée ?

Tous les systèmes de stockage (Clé USB, disque dur...) ne sont pas fiables totalement et l'employé sera forcé de conserver plusieurs copies sur divers supports, sachant que ceux-ci évolueront et qu'il n'est pas du tout certain qu'ils pourront encore être utilisés dans quelques dizaines d'années.

VII) En définitive, que penser du bulletin de paie numérique ?

Le sujet connaîtra encore de nombreux débats.
Certains vont tenter de contester la valeur juridique d'un tel acte.

Mais rappelons qu'en pratique ce bulletin numérique sera toujours admis devant un tribunal.
La seule chose qui pourrait ouvrir une discussion est en ce qui concerne sa valeur probante.

A n'en pas douter, les tribunaux sauront s'adapter à cette évolution et la valeur probante sera la même que le document soit numérique ou sur papier, en vertu de l'article 1316-3 du Code civil.

D'autres s'interrogeront sur le problème de la sécurité des informations. Le risque existe bel et bien. L'employeur devra vérifier minutieusement le sérieux du prestataire de service.

On peut dès lors penser que cette modification de la Loi était un peu prématurée dans le sens où le législateur a permis l'utilisation du bulletin de paie dématérialisé sans en donner de définition, sans expliquer la procédure exacte à suivre et sans vérifier si la technologie actuelle permettait d'assurer toutes les garanties exigées.

Les petites entreprises n'auront pas les moyens financiers de passer par un prestataire de service et beaucoup d'employés risquent de se montrer réfractaires à ce système du fait du surcoût d'une impression à domicile et de la peur de la perte des données avec le temps.

En définitive, on risque de voir augmenter le nombre de bulletins de paie envoyés par simples E-mails ce qui va créer de nouveaux conflits quant à la légitimité des documents.

Certains employeurs utilisaient déjà cette méthode, d'autres y viendront, tout cela sans respecter la garantie de l'intégrité et de stockage des données imposée par le code du travail.

Y a-t-il donc réellement une modernisation du droit social ?

Ce n'est pas sûr.

On risque même probablement de constater que des entreprises enverront un bulletin sur papier en plus de celui dématérialisé.

par Antoine JUILLARD
Master II en Droit - pour GestionDeLaPaie.Com

L'auteur adresse ses remerciements à M. Florent Notelet, infographiste, pour son expertise technique.

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