Evaluation des frais professionnels

Année 2008

Définition et assiette :

Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.
Les sommes à déduire de l'assiette des cotisations de sécurité sociale au titre des frais professionnels sont celles qui sont versées aux travailleurs salariés ou assimilés, à l'exception des allocations forfaitaires perçues par les gérants minoritaires de SARL et de sociétés d'exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents-directeurs et directeurs généraux des SA et des sociétés d'exercice libéral à forme anonyme, et les présidents et dirigeants des SAS.

L'indemnisation des frais professionnels s'effectue :

• Frais réels :
  sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé. Dans ce cas, l'employeur est tenu de produire les justificatifs y afférents. Ces remboursements peuvent notamment porter sur les frais dus au télétravail, professionnels, frais de déménagement, frais de mission
• Forfait :
  sur la base d'allocations forfaitaires. Dans ce cas, l'employeur est autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées ci-dessous, sous réserve de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet. Cette condition est réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés.

Les indemnités liées à des circonstances de fait qui entraînent des dépenses supplémentaires de nourriture sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n'excède pas les montants suivants :

* Indemnité restauration : allocation versée aux salariés ou assimilé contraint de prendre une restauration sur son lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, telles que travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou travail de nuit.
** Indemnité repas : allocation versée au travailleur salarié ou assimilé en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail.
*** Indemnité de repas ou restauration : allocation versée au travailleur salarié ou assimilé en déplacement hors des locaux de l'entreprise ou sur un chantier, et lorsque les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas et qu'il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l'obligent à prendre ce repas au restaurant.
**** Grand déplacement : travailleur salarié ou assimilé soumis à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de 3 mois sur un même lieu de travail de façon continue ou discontinue, l'employeur est autorisé à déduire de l'assiette des cotisations sociales le montant des indemnités forfaitaires de grand déplacement auquel s'applique un abattement de 15%.
Lorsque les conditions de travail conduisent le travailleur salarié ou assimilé à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de 24 mois sur un même lieu de travail de façon continue ou discontinue et dans la limite de 4 ans, l'employeur est autorisé à déduire de l'assiette des cotisations sociales le montant des indemnités forfaitaires de grand déplacement auquel s'applique un abattement de 30%.
Les montants résultant des abattements de 15% et 30% sont arrondis à la dizaine de centimes d'euro la plus proche.

A noter : Lorsque le travailleur salarié ou assimilé est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques.

• Frais annexes :
  - Les télétravailleurs : les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé.
  - Frais professionnels : les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles, pour l'utilisation des outils issus des NTIC qu'il possède, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi conformément au contrat de travail. Les remboursements effectués par l'employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé.
  - Mobilité professionnelle : les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé dans le cadre d'une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l'emploi
• Déductions forfaitaires spécifiques :
  - ces déductions (ex : prise en charge de la carte orange de la RATP) concernent certaines professions qui comportent des frais dont le montant est notoirement supérieur à ce qui est indiqué ci-dessus, peuvent bénéficier d'une déduction forfaitaire spécifique. Cette déduction est applicable pour le calcul de l'assiette des cotisations de sécurité sociale dans une certaine limite.
  Sauf dans le cas où le ou les travailleurs salariés et assimilés ou leurs représentants, préalablement consultés, refusent expressément, l'employeur peut user de cette faculté. L'assiette des cotisations est alors constituée, à moins qu'il n'en ait été disposé autrement en matière fiscale avant le 1er janvier 2001, par le montant global des rémunérations, indemnités, primes, gratifications ou autres acquises aux intéressés, y compris, le cas échéant, les indemnités versées au travailleur salarié ou assimilé à titre de remboursement des frais professionnels.

Indemnisation des frais de petits déplacements

Les indemnités pour frais de petits déplacements versées à certains salariés des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle peuvent sous certaines conditions être exonérées en fonction du barème suivant.

Y = 0,453 pour un véhicule de 4 CV
Pour connaitre le montant de la limite pour un autre type de véhicule : la formule reste la même = (Y/2) x nbr km
Y = 0,376 pour 3 CV, Y = 0,498 pour 5 CV, Y = 0,521 pour 6 CV, Y = 0,545 pour 7 CV, Y = 0,575 pour 8 CV,
Y = 0,590 pour 9 CV, Y = 0,621 pour 10 CV, Y = 0,633 pour 11 CV, Y = 0,666 pour 12 CV, et Y = 0,677 pour 13 CV et plus

Le montant forfaitaire des frais de transport exonérés, est déterminé par référence à la moitié du prix de revient kilométrique d'un véhicule automobile de quatre chevaux apprécié par tranche de 5 puis 10 Km (aller-retour). Toutefois, ce régime d'indemnisation des frais de transport n'est pas applicable si l'entreprise prend déjà en charge le transport des salariés.
A ce montant doit être ajouté celui de l'allocation destinée à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture exposées par le salarié travaillant hors des locaux de l'entreprise ou sur un chantier, égal à :
- 8 euros lorsque le salarié ne prend pas ses repas au restaurant
- 16,40 euros lorsqu'il est démontré que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant.