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Salarié : avantage en nature smartphone et ordinateur

Révisé le 09/02/2017 par les Carole Girard-Oppici et classé dans Paye.

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Barème d'évaluaton de l'avantage résultant de la mise à disposition d'un téléphone mobile, d'une tablette ou PC.

Qu'est-ce qu'un avantage en nature sous forme d'outil issu des nouvelles technologies ? Un employeur peut mettre à disposition de certains salariés - généralement des cadres, commerciaux ou responsables - un téléphone portable de type smartphone, un ordinateur portable ou encore une tablette numérique qu'il utilise lors de ses déplacements professionnels à l'extérieur (lors de RDV clients ou démonstration, par exemples). Le plus souvent, cet outil technologique est aussi utilisé par un usage privé. Les outils informatiques font partie des nombreux avantages en nature qu'un employeur peut fournir à ses salariés.

Lorsque, dans le cadre de l'activité professionnelle du travailleur salarié ou assimilé, l'employeur met à disposition à titre gratuit ou à tarif préférentiel à un salarié, un outil TIC (technologie de l'information et de la communication) pour un usage privé, il s'agit d'un avantage en nature qui doit être évalué de manière différente en fonction de l'usage qui en sera fait.

Le calcul de cet avantage s'ajoute au salaire brut perçu par l'employé et donc son évaluation impacte la feuille de paie, conformément à la législation en vigueur en 2017.

Que faut-il déclarer en avantage en nature ?

Type d'usage de l'avantage en nature

Modalités d'évaluation de l'avantage

Usage professionnel (avec usage privé dérisoire)

aucune évaluation

Usage mixte

évaluation soit au réel / soit au forfait

Usage privé

évaluation au réel, sauf don (2)

Mise à disposition dans un cadre professionnel

Si l'outil TIC neuf est mis à disposition permanente du salarié, dans le cadre de l'activité professionnelle, son usage privé constitue un avantage en nature qui doit être évalué et inclus dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale.

Toutefois, si l'utilisation à titre privé est raisonnable (appel de courte durée, brèves consultations de sites web, sms, etc.) et que son emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale, alors il ne s'agit pas d'un avantage en nature.

Avantage en nature à usage mixte

Si le salarié fait un usage mixte (professionnel/privé) de l'outil TIC neuf mis à disposition gratuitement par l'entreprise et dans le cadre de l'activité professionnelle, l'employeur a le choix entre deux modes d'évaluation : soit il opte pour l'évaluation forfaitaire, soit pour l'évaluation en fonction des dépenses réelles.

  • le forfait : évaluation annuelle sur la base de 10% du coût d'achat public TTC de l'outil TIC ou, le cas échéant, du coût annuel de l'abonnement TTC (ex : abonnement téléphonie ou internet ou dépannage/assistance).
    En cas de fourniture à tarif préférentiel par une entreprise de ses produits ou services à ses salariés, il est possible de négliger la valeur de l'avantage en nature dès lors que la réduction tarifaire consentie au personnel n'excède pas 30% du prix de vente public.

  • la valeur réelle : l'évaluation de l'avantage sur la base des dépenses réelles engagées se fait sur présentation des doubles justificatifs :
    - de facture téléphonique, de facture d'accès internet, etc.
    - et du temps passé par le salarié à une utilisation privée.

Mise à disposition pour un usage privé

(1) - Si le salarié fait un usage exclusivement privé de l'outil TIC neuf, l'évaluation de l'avantage doit se faite sur la base des dépenses réellement engagées.

L'évaluation s'effectue par référence au prix public normal pour le même produit ou service à un consommateur non salarié de l'entreprise. En revanche, lorsque la fourniture est gratuite ou que la réduction tarifaire excède le seuil de 30%, il y a lieu d'évaluer la totalité de l'avantage en nature consenti.

(2) - En cas de don d'un matériel d'occasion : l'article 31 de la loi de Finances pour 2008 toujours en vigueur en 2017, autorise la remise gratuite par l'employeur de matériels informatiques et de logiciels nécessaires à leur utilisation. Pour cela, le matériel doit être entièrement amorti.
Ce don se trouve donc exonéré de cotisations de sécurité sociale à condition que le prix de revient global des matériels et logiciels remis aux salariés n'excède pas 2.000 euros.

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