Frais professionnels : mode d'évaluation et indemnisation

Règles de reboursement des frais professionnels et limites pour la non-réintégration dans l'assiette des cotisations sociales.

Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions. Les frais exposés par le salarié pour accomplir sa mission lui sont remboursés par l'employeur.
Les sommes à déduire de l'assiette des cotisations de sécurité sociale au titre des frais professionnels sont celles qui sont versées aux travailleurs salariés ou assimilés, à l'exception des allocations forfaitaires perçues par les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de sociétés d'exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents-directeurs et directeurs généraux des SA et des sociétés d'exercice libéral à forme anonyme, et les présidents et dirigeants des SAS.

L'indemnisation des frais professionnels s'effectue :

• Forfait : sur la base d'allocations forfaitaires.
  Dans ce cas, l'employeur est autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées ci-dessous, sous réserve de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet. Cette condition est réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés.

• Frais réels : sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé.
  Dans ce cas, l'employeur est tenu de produire les justificatifs y afférents. Ces remboursements peuvent notamment porter sur les frais dus au télétravail, professionnels, frais de déménagement, frais de mission

Les indemnités liées à des circonstances de fait qui entraînent des dépenses supplémentaires de nourriture sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n'excède pas les montants suivants pour l'année 2013 :

Evaluation forfaitaire pour 2013

* Indemnité restauration : allocation versée au salarié ou assimilé contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail tel que le travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé.
** Indemnité repas : allocation versée au travailleur salarié ou assimilé en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail (empêchement lorsque la distance aller entre la résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km et que les transports en commun ne lui permettent pas de parcourir cette distance en moins d'1H30.).
*** Indemnité de repas ou restauration : allocation versée au travailleur salarié ou assimilé en déplacement hors des locaux de l'entreprise ou sur un chantier non contraint de prendre son repas au restaurant (indemnité de collation).
**** Grand déplacement : travailleur salarié ou assimilé soumis à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de 3 mois sur un même lieu de travail de façon continue ou discontinue.

A noter : Lorsque le travailleur salarié ou assimilé est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques.

Rappel - évaluation forfaitaire 2012

Frais réels 2011 et 2012

• Frais annexes :
  - Les télétravailleurs : les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé.
  - Frais professionnels : les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles, pour l'utilisation des outils issus des NTIC qu'il possède, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi conformément au contrat de travail. Les remboursements effectués par l'employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé.
  - Mobilité professionnelle : les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé dans le cadre d'une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l'emploi

• Déductions forfaitaires spécifiques :
  - ces déductions (ex : prise en charge de la carte orange de la RATP) concernent certaines professions qui comportent des frais dont le montant est notoirement supérieur à ce qui est indiqué ci-dessus, peuvent bénéficier d'une déduction forfaitaire spécifique. Cette déduction est applicable pour le calcul de l'assiette des cotisations de sécurité sociale dans une certaine limite.
  Sauf dans le cas où le ou les travailleurs salariés et assimilés ou leurs représentants, préalablement consultés, refusent expressément, l'employeur peut user de cette faculté. L'assiette des cotisations est alors constituée, à moins qu'il n'en ait été disposé autrement en matière fiscale avant le 1er janvier 2001, par le montant global des rémunérations, indemnités, primes, gratifications ou autres acquises aux intéressés, y compris, le cas échéant, les indemnités versées au travailleur salarié ou assimilé à titre de remboursement des frais professionnels.

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