La facturation par voie électronique

L'établissement d'une facture est une obligation légale pour les opérations commerciales. Cette obligation est prévue, d'une part, à l'article L 441-3 du Code de commerce et, d'autre part, par l'article 289 du Code général des impôts.

La directive 2001/115/CE, adoptée le 20 décembre 2001 a organisé le cadre juridique de la facturation électronique, c'est-à-dire la création et la transmission d'une facture par voie électronique. Ne sont donc pas concernées les factures établies sur support papier puis numérisées.

Cette directive a été transposée en droit français par la loi de finances rectificatives pour 2002, qui a modifié les articles 289 et 289 bis du Code général des impôts, suivie du décret n° 2003-632 du 7 juillet 2003, du décret n°2003-659 du 18 juillet 2003 et d'une instruction fiscale du 7 août 2003. Ces textes fixent les conditions du recours à la facturation électronique de manière à lui conférer une sécurité équivalente à celle de la facture papier.

L'intérêt de la facturation électronique

Le recours à la facture électronique permet un gain de temps et d'argent pour l'entreprise.

Un gain de temps : en facilitant la transmission des factures à leurs destinataires, leur comptabilisation et leur archivage.

Un gain d'argent : en réduisant les quantités de papiers utilisés et les frais d'envois (timbres etc.).

C'est pourquoi elle représente aujourd'hui une alternative intéressante à la facture classique sur papier.

L'émission d'une facture électronique

Il existe deux techniques, deux normes sécurisées, permettant d'établir et de transmettre une facture électronique : la signature électronique ou l'échange de données informatisées (EDI).

Quelque soit la technique choisie, la facture émise par voie électronique doit respecter les conditions générales d'établissement des factures, telles que définies par L 441-3 du Code de commerce, par l'article 289 du Code général des impôts (voir : Facturation entre professionnels).

Elle doit également satisfaire à l'accomplissement de formalités, à savoir :

  • l'acceptation préalable du recours à la facturation par voie électronique par le destinataire de la facture, formalisée dans un contrat ;

  • à défaut d'un contrat, l'octroi au destinataire d'un délai pour réclamer une facture sur support papier.

A cela s'ajoutent des conditions spécifiques à chaque technique de facturation électronique.

Facturer par voie électronique au moyen d'une signature électronique

L'article 289-V du Code général des impôts prévoit que "les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation des destinataires, être transmises par voie électronique dés lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique ». Autrement dit, les factures électroniques ont vocation à constituer des documents originaux (créés, transmis, archivés sous forme électronique), contrairement aux fichiers numérisés à partir d'une facture papier.

La signature électronique est une donnée informatique servant de méthode d'authentification du signataire (l'émetteur) et de l'origine des données transmises. Elle doit être propre au signataire pour permettre de l'identifier et garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache afin de permettre la détection de toute modification ultérieure.

Un certificat électronique délivré par un prestataire de services de certification électronique (PSCE) doit être impérativement établi par le signataire et transmis au destinataire de la facture. Il s'agit d'un document électronique qui certifie le lien entre l'identité du signataire et les données de vérification de sa signature électronique.

Il revient ensuite au destinataire de la facture de vérifier l'authenticité et l'intégrité des documents qui lui ont été transmis, ce au moyen de ce certificat électronique.

Facturer par voie d'échange de données informatisées (EDI)

La facturation par voie d'échange de données informatisées est un système informatique permettant d'échanger des factures à distance. Selon l'article 289 Bis du Code général des impôts, ces échanges "se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitée automatiquement et de manière univoque".

Le système d'échange mis en place par les parties doit garantir l'identité entre le message envoyé et le message reçu.

L'émetteur des factures doit tenir une liste récapitulative de tous les messages reçu ou émis. Cette liste qui peut être établie sur papier ou sur support informatique.

Enfin, il convient de noter que quelque soit la technique utilisée, la facture électronique doit être conservée dans son format électronique original, les impressions sur papier n'ayant pas valeur de document original.

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