Actualité : article de veille

Conditions de transmission électronique des documents par les avocats

Le 01/06/2005, par La Rédaction de Net-iris, dans Technologies / Droit de l'internet.

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Le décret (n°2005-222) du 10 mars 2005 a autorisé l'expérimentation devant les tribunaux administratifs, les cours administratives d'appel et le Conseil d'Etat, de nouvelles modalités d'envoi par voie électronique des requêtes, mémoires, pièces, décisions prises pour l'instruction des affaires et décisions juridictionnelles (actualité du 11/03/05).
Un arrêté du 27 mai 2005 vient d'apporter des précisions supplémentaires sur cette expérimentation, et notamment sur les caractéristiques, les exigences imposées aux parties ou à leur mandataire pour qu'un document électronique soit valablement transmis.

L'expérimentation porte sur le contentieux fiscal :
Les avocats au Conseil d'Etat et à la Cour de cassation peuvent introduire devant le Conseil d'Etat des pourvois en cassation dans les affaires relevant du contentieux fiscal d'assiette au moyen de la procédure électronique de transmission faisant l'objet de la présente expérimentation.
Pour tous les pourvois ainsi introduits, les requêtes sont communiquées, les mémoires et pièces sont adressées à la section du contentieux du Conseil d'Etat et communiquées par elle aux parties ou à leur mandataire et les décisions prises pour l'instruction sont notifiées aux parties ou à leur mandataire par le même moyen. Il en est de même de la notification des décisions juridictionnelles à l'administration, sous réserve de son accord exprès.
Les parties ou leur mandataire peuvent également adresser des mémoires et des pièces à la section du contentieux par télécopie, dès lors qu'ils utilisent le numéro qui leur a été indiqué par le Conseil d'Etat et la page de garde éditée à cet effet.

Transmission sécurisée des documents :
Le Conseil d'Etat met à la disposition des avocats au Conseil d'Etat et à la Cour de cassation et de l'administration chargée de la défense de l'Etat dans le contentieux fiscal d'assiette un site internet leur permettant d'envoyer et de recevoir tous les documents visés ci-dessus. Chaque société civile professionnelle ou avocat exerçant à titre individuel qui souhaite participer à l'expérimentation, ainsi que l'administration, y dispose d'une boîte aux lettres applicative. La liaison avec le site s'effectue au moyen du protocole sécurisé https. La date et l'heure de toutes les transactions effectuées vers le site ou à partir de celui-ci sont archivées. L'horloge système du serveur de l'application est périodiquement synchronisée avec un serveur de temps dont l'heure est certifiée.
Le Conseil d'Etat adresse par lettre recommandée, ou remet en mains propres, à chaque société civile professionnelle ou avocat exerçant à titre individuel qui souhaite participer à l'expérimentation, ainsi qu'à la personne habilitée à représenter l'Etat en défense dans les affaires introduites en cassation et relevant du contentieux fiscal d'assiette, un identifiant et un mot de passe composés d'une chaîne alphanumérique de caractères générée de façon aléatoire. L'utilisation de cet identifiant et de ce mot de passe permet d'authentifier et d'envoyer tous documents à la section du contentieux du Conseil d'Etat et de consulter tous documents transmis par celle-ci.
Le Conseil d'Etat communique de la même façon aux mêmes personnes un second identifiant et un second mot de passe qui permettent uniquement de sauvegarder de manière temporaire les données destinées à être transmises à la section du contentieux du Conseil d'Etat et de consulter tous documents transmis par celle-ci.
Les membres de la section du contentieux du Conseil d'Etat habilités à procéder à la communication de requêtes, de mémoires et de pièces et à la notification de décisions prises pour l'instruction des affaires et de décisions juridictionnelles s'authentifient à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe avant l'envoi d'un document à l'une des parties.

Format des documents :
Pour utiliser la procédure électronique de transmission faisant l'objet de l'expérimentation, les parties ou leur représentant doivent disposer d'un navigateur Internet Explorer, version 5.5 ou supérieure, ou bien Netscape, version 7 ou supérieure, ainsi que du logiciel Adobe Reader, version 6 ou ultérieure.
Le Conseil d'Etat transmet aux parties ou à leur représentant des fichiers au format pdf. Les parties ou leur représentant adressent au Conseil d'Etat des fichiers dans l'un des formats suivants : Word de Microsoft (.doc), version 97 ou ultérieure, Rich Text Format (.rtf), Tagged Image Format (.tiff), Joint Photographic Expert Group (.jpg) ou Portable Document Format (.pdf).
Les fichiers reçus dans un autre format que le format pdf sont automatiquement transformés en fichiers pdf par l'application. Les fichiers créés à partir du logiciel Word (.doc) ne doivent pas comporter de macros. Les fichiers au format pdf doivent être créés en incorporant les polices et en donnant à l'utilisateur le droit de copier et d'extraire des informations et d'imprimer le document.
Les fichiers image au format tiff doivent avoir une résolution maximale de 200 points par pouce (dpi).

Accusé de réception :
Dès la transmission d'un document à la section du contentieux du Conseil d'Etat, un message indiquant la date et l'heure de sa réception est automatiquement envoyé dans la boîte aux lettres applicative de l'expéditeur. Toutefois, son enregistrement n'est attesté par la section du contentieux du Conseil d'Etat qu'après vérification qu'il n'est ni vide ni corrompu et que son contenu correspond aux données renseignées dans le formulaire. Si une anomalie est détectée, un message d'alerte est déposé dans la boîte aux lettres applicative de la partie intéressée. Sinon, un nouveau message l'informe de l'enregistrement du document et indique la date et, le cas échéant, l'heure de la réception du document.

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