Conditions dans lesquelles l'administration fiscale dispense les entreprises de conserver la version papier du double des factures

De plus en plus d'entreprises créent et conservent, sous forme électronique, les factures qu'elles transmettent à leurs clients sur support papier, quand elles ne les transmettent pas directement par voie dématérialisée. Conscient que le volume et le gaspillage de papier peut être nettement réduit, l'administration fiscale dispense les entreprises de l'obligation de conserver sous forme papier le double des factures ainsi transmises. Toutefois, les entreprises ne peuvent recourir à cette pratique que dans le respect des principes posés en matière de conservation et de stockage des factures par la réglementation fiscale, c'est à dire selon les règles fixées par l'instruction du 11 janvier 2007 (BOI n°3 -E-1-07).

La règle fiscale :
L'article L102 B du LPF permet cette mesure d'assouplissement dès lors que la conservation des documents justificatifs, autres que les pièces justificatives d'un droit à déduction en matière de TVA, s'effectue en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable.

Les factures concernées :
Pour la conservation du double original de leurs factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont deux possibilités :
- soit, elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l'impression de deux documents (l'original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur)
- soit, elles conservent dans les conditions précisées ci-dessous un "double électronique" de cette facture.

Exclusion :
Cette mesure d'assouplissement ne concerne pas les factures de ventes transmises par voie électronique au sens de l'article 289-V du CGI (signature électronique) ou de l'article 289 bis du même code (EDI) qui doivent être conservées et stockées selon les modalités décrites dans l'instruction (n°3 CA spécial 136) du 7 août 2003, n° 324 et suivants.
Cela étant, il est admis l'emploi d'un format d'encodage conduisant à ne transcrire dans le fichier que les seules informations de contenu se rapportant aux mentions obligatoires devant figurer sur les factures en application des dispositions des articles 289-II du CGI et 242 nonies A de l'annexe II du CGI.
Dans ce cas, le système d'information doit permettre la restitution claire et lisible des informations de contenu du "double électronique" de la facture.
Si ces conditions sont remplies, la valeur probante du fichier conservé ne sera pas remise en cause du seul fait de l'absence d'informations de base relatives aux mentions autres qu'obligatoires figurant sur la facture papier, telles que par exemple les logos, les messages-bandeau à caractère publicitaire, les fonds de page.

Conditions de conservation :
En cas de doubles de factures de ventes conservées sur support informatique, la valeur probante du "double électronique" conservé par le fournisseur est assurée si :
- le dispositif technique assure au système d'information utilisé une fiabilité équivalente à celle que procure l'impression des factures sur papier
- le "double électronique" constitue la reproduction fidèle et durable de l'original de la facture adressée au client sur support papier.
- le dispositif technique permet de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu du "double électronique" depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du double.
A tout moment dans la mise en oeuvre de son droit de contrôle, d'enquête ou de communication, l'administration peut s'assurer que le fonctionnement du dispositif technique utilisé présente effectivement de telles garanties.
Notons que les processus de conservation informatisée d'un "double électronique" de la facture papier émise visent à constituer un fichier dont le format d'encodage est susceptible de transcrire les informations de contenu, de mise en forme, et de représentation graphique des factures créées informatiquement. Il est précisé que l'ensemble des informations ayant conduit à l'élaboration de l'intégralité des indications figurant sur l'original de la facture adressé sur support papier au client doit être repris, à l'identique, dans le fichier contenant le "double électronique" de la facture destiné à être conservé.

La garantie de la date d'enregistrement du fichier :
Afin d'assurer l'authenticité du contenu du "double électronique" par rapport à celui de la facture papier, l'opération d'enregistrement doit figer sur un support de conservation le fichier contenant le "double électronique" et, par suite, les données à conserver qu'il contient.
L'opération d'enregistrement doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l'opération d'impression de l'original de la facture sur support papier. Le système informatique doit permettre d'identifier ces deux dates.
Selon l'administration fiscale le système informatique doit assurer l'alimentation de la base de conservation d'une manière automatique à un moment quasi concomitant à celui de l'impression de l'original papier.

Les modalités d'enregistrement :
Afin d'assurer la pérennité et l'intégrité du "double électronique" de la facture pendant toute la période légale de stockage, des moyens doivent être employés visant, soit à sécuriser le fichier à l'aide de procédés électroniques logiques, soit à assurer l'archivage de ce fichier sur un support physique non réinscriptible.
Pour l'administration fiscale, ne présentent pas une garantie suffisante les fichiers contenant le "double électronique" de la facture conservés sous un format qui peut faire l'objet de modification après sa constitution ou qui seraient enregistrés sur un support physique réinscriptible.
En revanche, peut être admise :
- la procédure qui consiste à enregistrer le fichier en le sécurisant au moyen d'une signature électronique
- la procédure qui consiste à enregistrer le fichier sous un format généré par une application qui intègre une fonctionnalité automatique figeant les données que doit contenir le fichier (processus d'empreinte)
- la procédure consistant à enregistrer les fichiers constitués sur un support physique non réinscriptible, sans qu'il soit besoin, lors de la constitution des fichiers (ou lors de leur enregistrement), que ceux-ci soient protégés au moyen d'un certificat ou d'une empreinte électronique,
Répondent notamment à cette définition les supports actuellement disponibles suivants
- les supports optiques : les disques optiques de technologie de type WORM (Write Once Read Many - inscriptibles une fois et à lecture illimitée), qui ont la propriété d'interdire toute modification des données enregistrées ; les disques optiques réinscriptibles dont la réécriture est verrouillée par un procédé logiciel. 23. b) Les supports magnétiques :
- les différents types de supports magnétiques (cartouches, bandes, disques) non réinscriptibles (enregistrables une fois) ; les disques magnétiques intégrés dans des solutions logicielles protégeant leur réécriture.

La conservation et le stockage du fichier :
Durant toute la période de conservation 6 ans, l'assujetti doit s'assurer que le contenu des fichiers peut être restitué, sur demande de l'administration, en langage clair et lisible. Le système d'archivage doit, en outre, permettre à l'entreprise de répondre à des demandes sélectives de l'administration. De plus, si l'administration le demande, la restitution des informations doit pouvoir être effectuée sur support papier.
Lorsque, durant le délai légal de conservation, l'environnement matériel ou logiciel est modifié, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers, sans altération des informations de base qu'ils contiennent, avec les matériels existant lors du contrôle. L'original de la facture n'ayant pas fait l'objet d'une transmission électronique, les fichiers du "double électronique" de cet original doivent être stockés sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l'administration.