Contraintes comptables et informatiques - Coups de semonce d'Indexel

La publication des décideurs informatiques, Indexel, livre quatre articles complémentaires sur les sujétions comptables et informatiques des entreprises, liées au passage à l'Euro. La démonstration est faite de l'urgence impérieuse de prendre toutes les dispositions pour ne plus différer le basculement, jalonnée de maintes considérations concrètes.
Les experts comptables émettent à destination des entreprises un certain nombre de recommandations, présentées en synthèse (se reporter à l'actualité du 25 mai sur la nécessité d'un basculement précoce, qui développe nombre des informations délivrées par cet article d'Indexel, et le décalage constaté dans la pratique au terme de l'actualité du 21 juin, ou encore d'une étude de l'U.E. : "les PME face à l'euro", 40 pages au format pdf.). Le basculement anticipé est présenté comme inéluctable. En outre, la démarche est facilitée par une disponibilité effective des logiciels de comptabilité (quid des logiciels de paie, etc.) en Euro (voir l'Observatoire des logiciels prêts à l'Euro comme indiqué). La "date idéale" de basculement est établie au 30 juin ou au 30septembre 2001, car au-delà de l'obligation légale de conversion au 1er janvier 2002, le jeu des clôtures d'exercices comptables le commande. Les deux modes opératoires du passage à l'Euro sont explicités à la suite (concernant la technique de la "rétropolation" ou bascule rétroactive, consulter la page dédiée du site institutionnel de l'Euro), toutes soumises à trois phases abordées successivement.
Le rappel de ces contraintes est relayé par un article consacré aux difficultés propres au basculement bancaire : comptes et chéquiers en Euro, en septembre (sans préjudice des calendriers internes de chaque banque), devancent la fin de la monnaie scripturale. Dans le cadre des relations électroniques (au-delà des seules différences d'écritures des relevés d'opérations en Euro, et d'une comptabilité d'entreprise en Francs, problème en soi), avec l'interlocuteur privilégié qu'est la banque, l'entreprise qui ne devance pas le basculement, s'expose à des difficultés. Indexel avance le risque que la banque majore la facturation des opérations, contraignant de fait l'entreprise à ne point différer plus longtemps le changement de monnaie. Il est recommandé à ce titre une adaptation diligente des logiciels de comptabilité et d'échanges électroniques, ne serait-ce que pour permettre à la banque de traiter de manière personnalisée les difficultés propres qui en résultent. Et le délégué général de l'AFECEI d'alléguer un "basculement forcé au cours du 3ème trimestre 2001 de l'ensemble des comptes encore tenus en Francs, quelles que soient les contraintes des entreprises" (les impératifs bancaires propres aux relations avec les entreprises sont présentés au terme du dossier de l'Association : "Basculement à l'euro scriptural des entreprises").
La nécessaire adaptation dont il est question passe éminemment par le basculement de la comptabilité. "Anticipation et inventaire" sont les deux leitmotiv de l'article d'Indexel dédié, par-delà l'ostensible "simplicité des mises à jour". Les préparatifs sont essentiels, a fortiori si l'entreprise relègue le basculement définitif à l'Euro au 31 décembre 2001 (tests et simulations sont impératifs, concomitance de l'obligation des 35 heures). A cet égard, l'ensemble des logiciels et fichiers concernés doit-être systématiquement recensé. Il est dès lors possible pour l'entreprise d'opter entre une mise à jour gratuite le cas échéant (certains éditeurs offrent les patchs adéquats), ou un changement de logiciels si les mises à jour s'avèrent par trop coûteuse (sans préjudice de l'acquisition de matériels informatiques plus puissants supportant évolutions ou changement de système d'exploitation). D'aucuns avancent, que l'adoption d'un progiciel ne constitue pas une panacée (eu égard aux contraintes importantes générées par sa mise en place), contrairement à ce qu'estiment certaines entreprises, qui sont enclines à y voir la solution à toute la problématique du basculement (voir infra l'ultime article d'Indexel présenté, faisant état du travail laborieux qui échoit aux entreprises prééquipées de progiciels). Les entreprises sont rappelées aux exigences des problèmes d'arrondi en matière de rémunération en particulier, des logiciels prenant en compte cinq chiffres après la virgule étant parfois requis (exemple de l'employé payé à raison de 3 centimes de francs la pièce). Il est rappelé finalement que des sauvegardes des comptabilités en francs doivent être pratiquées, au cas de contrôle fiscal, la reconversion des opérations de l'Euro en Franc étant dans ce cadre, précaire.
Les entreprises qui recourent à des progiciels, doivent apportées une attention toute particulière à la phase préparatoire, voire y consacrer un groupe de travail à part entière, eu égard à la complexité de la tâche. Nombre d'éditeurs proposent certes des mises à jour, mais d'autres ne peuvent assurer la compatibilité, et la garantie-éditeur ne jouera pas toujours en faveur de l'entreprise. Indexel livre une pléthore de détails sur le travail à déployer en ce domaine, qui pour n'être pas exhaustive, augure du travail considérable à accomplir. Il est conseillé, spécialement aux structures recourant à un progiciel unique n'ayant pas encore basculer à l'Euro, de ne pas alourdir la charge avec un traitement de données double (Franc-Euro), pour ménager les prises de conscience des utilisateurs : le "tout-Euro", selon la terminologie d'Indexel, est désormais la seule voie, avec l'accompagnement adéquat des salariés.
autant d'éléments abordés, dont nous recommandons une lecture attentive dans son intégralité, maints détails esquissés ou éludés apparaissant dans les articles relatés, auxquels nous laissons la primeur.
La rédaction rappelle que nombre d'actualités et articles émaillent les pages de Net-Iris, qui s'inquiètent des sujétions afférentes à l'Euro (un dossier spécial au lancement de le version 2 du site, en pratiquera un recensement exhaustif) : consulter notamment l'article de la rédaction "Passage à l'Euro : les impératifs à respecter" (révisé le 29 juin), l'actualité du 9 mars mettant en outre en exergue un truisme : le passage à l'Euro ne doit pas conduire à une hausse, aussi infime soit-elle, des prix.
Certaines professions (taxi et autres) font l'objet d'un avis spécifique du CNC, dont vous trouverez les éléments au sein de l'actualité du 6 juin.
Le site institutionnel consacré à l'Euro est incontournable (à l'instar des Euro Conseils de l'OEC). Se reporter notamment au questionnaire didactique mis en ligne, permettant d'appréhender un ensemble d'interrogations, que l'entreprise doit solutionner.
AFECEI : Association Française des Etablissements de Crédits et des Entreprises d'Investissement
CNC : Conseil National de la Consommation
OEC : Ordre des Experts Comptables