Conditions d'envoi aux élus des rapports et convocations par courrier électronique

Aux termes des articles L3121-19 et L4132-18 du Code général des collectivités territoriales, les rapports examinés en séance de conseils généraux et de conseils régionaux peuvent être envoyés aux élus, sur support papier aussi bien que par voie électronique. Dès lors la question s'est posée de savoir si les conseillers qui ne disposent pas d'adresse électronique ou ne savent pas utiliser internet, pouvaient de fait se trouver exclus de l'exercice réel d'un mandat lorsque l'envoi par e-mail a été retenu.
Dans une réponse ministérielle du 10 juillet 2008 (JOS Q. n°4338) il est précisé que dans tous les cas le président du conseil doit s'assurer que les rapports parviennent à leurs destinataires quel que soit le mode de transmission utilisé. Ainsi, dans l'hypothèse où un conseiller n'a pas d'adresse électronique, le président ne peut recourir qu'à un envoi sur support papier. De même, si un conseiller général ou régional fait part au président de son incapacité d'utiliser internet pour prendre connaissance des rapports qui pourraient lui être transmis par cette voie, pour éviter toute contestation, le président doit lui fournir les rapports sur papier.
Toutefois, la ministre de l'Intérieur rappelle que la dématérialisation des documents est justifiée par mesure d'économie et de protection de l'environnement. Aussi elle encourage les élus à utiliser internet le plus souvent possible, dans la mesure où cette faculté est permise par les dispositions législatives régissant le fonctionnement des assemblées départementales et régionales.