Actualité : article de veille

Publication du décret mettant en place l'obligation de remboursement des frais de transport des salariés

Le 08/01/2009, par La Rédaction de Net-iris, dans Social / Droit du Travail.

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L'article 20 de la loi de Financement de la sécurité sociale pour 2009 (voir notre dossier), impose aux employeurs, à compter de 2009, de prendre en charge à hauteur de 50% le prix des titres d'abonnements souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements - entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail - accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.
Lorsque les salariés utilisent un moyen de transport privé, la prise en charge des frais est soumise à conditions et dépend de deux éléments : existence ou non d'un accord auquel l'employeur est tenu, volonté ou non de l'employeur de prendre en charge ces frais.
Le décret (n°2008-1501) du 30 décembre 2008 relatif au remboursement des frais de transport des salariés précise les conditions de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, ou le cas échéant, des frais de transports personnels exposés par les salariés.

Types de frais de transports publics pris en charge :
Tout employeur doit prendre en charge, à hauteur de 50% minimum, le prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.
Selon le nouvel article R3261-2 du Code du travail, l'employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes :
- les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes chargées des transports intérieurs ;
- les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l'Organisation professionnelle des transports d'Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes chargées des transports intérieurs ;
- les abonnements à un service public de location de vélos.
Les sommes versées par l'employeur dans ces conditions sont exonérées de toute cotisation d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 50% du prix des titres d'abonnements.

Conditions liées au remboursement des frais de transport publics :
La prise en charge par l'employeur est effectuée sur la base des tarifs deuxième classe.
Le bénéficiaire peut demander la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant d'accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet.
L'employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d'utilisation.
La prise en charge des frais de transport par l'employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié.
Pour être admis à la prise en charge, les titres doivent permettre d'identifier le titulaire et être valide. Lorsque le titre d'abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénom du bénéficiaire, une attestation sur l'honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement.
Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l'honneur adressée à l'entreprise de travail temporaire qui est leur employeur, suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos.
Notons qu'un accord collectif de travail peut prévoir d'autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, sans que les délais de remboursement des titres ne puissent excéder les règles prévues ci-dessus.

Conditions liées à la prise en charge des frais de transports personnels (chèque-transport):
La prise en charge des frais de carburant est mise en oeuvre :
- pour les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d'organisations représentatives : par accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise
- pour les autres entreprises : par décision unilatérale de l'employeur après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe.
La prise en charge de tout ou partie des frais de carburant engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, n'est exonérée de charges et contributions sociales (et exonérée, pour le salarié, d'IR dans la limite de 200 euros par an) que si :
- la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Ile-de-France et en dehors d'un périmètre de transports urbains
- ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.
Les sommes versées par l'employeur dans ces conditions sont exonérées de toute cotisation d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 euros par an.
Dans les mêmes conditions que celles concernant les frais de carburant, l'employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques. L'employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il les recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique.

Situations exclues de la mesure :
L'article R3261-12 prévoit d'exclure du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule :
- les salariés bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge par l'employeur des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule ;
- les salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ;
- les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur.

Cas particuliers des salariés à temps partiel ou travaillant sur plusieurs sites :
- Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d'heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d'une prise en charge équivalente à celle d'un salarié à temps complet (qu'il s'agisse de la prise en charge des transports publics ou personnels).
- Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d'heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, bénéficie d'une prise en charge des frais de transports (publics ou personnels) calculée à due proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.
- Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise qui n'assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié, peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport, des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule, lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu'entre ces lieux de travail.

Précisions complémentaires :
- L'employeur peut refuser la prise en charge des frais de transports publics, lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à 50% du coût du titre.
- En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule, l'employeur doit avertir les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement. Il en est de même en cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, puisque l'employeur doit avertir les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
- L'avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l'employeur du prix des titres d'abonnement souscrits par les salariés pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, conformément à l'article L3261-2 du code du travail, est exonéré d'impôt sur le revenu.
- L'avantage résultant de la prise en charge par l'employeur des frais de carburant ou des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés dans les conditions prévues à l'article L3261-3 du code du travail, est exonéré d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 euros par an.
- A compter du 1er avril 2009, le fait pour l'employeur de délivrer un bulletin de paie qui ne comporte pas le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels, dont le paiement est obligatoire, sera passible d'une amende de 450 euros. S'il ne respecte pas l'obligation de prise en charge des frais imposée par la loi, il s'exposera également à une amende pouvant atteindre 750 euros par infraction constatée.

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