Conditions d'organisation d'une AG de SARL par visioconférence ou conférence téléphonique et dispense de recours au commissaire aux comptes dans une SAS

Les articles 56 et 59 de la loi de modernisation de l'économie tendent à simplifier les conditions de fonctionnement des sociétés à responsabilité limitée unipersonnelle (EURL) et des sociétés par actions simplifiées (SAS), en permettant aux premières d'alléger leur publicité légale et en offrant aux plus petites les secondes la possibilité de ne plus faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes. Le décret (n°2009-234) du 25 février 2009 vient de préciser les nouvelles règles de simplification du fonctionnement de ces sociétés.

Conditions d'organisation d'une AG de SARL par visioconférence ou par conférence téléphonique :
Conformément à l'article L223-27 du Code de commerce, dans les SARL, les décisions sont prises en assemblée. Toutefois, les statuts peuvent stipuler - qu'à l'exception des assemblées ayant pour objet d'approuver le rapport de gestion, l'inventaire et les comptes annuels - toutes les décisions ou certaines d'entre elles peuvent être prises par consultation écrite des associés ou pourront résulter du consentement de tous les associés exprimé dans un acte.
Or, les cas où l'assemblée délibère sur les opérations mentionnées aux articles L232-1 et L233-16 et lorsque les statuts le prévoient, sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les associés qui participent à l'assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification.
Afin de garantir l'identification et la participation effective à l'assemblée des associés y participant par des moyens de visioconférence ou de télécommunication, l'article R223-20-1 du Code de commerce, impose que ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Les sociétés dont les statuts permettent aux associés de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication aménagent un site exclusivement consacré à cette fin. Les associés ne peuvent accéder à ce site qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la tenue de l'assemblée.
Les associés ne peuvent participer aux débats par conférence téléphonique et exercer leurs droits de vote qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la tenue de l'assemblée (il doit s'agir d'un code d'accès nominatif et unique à chaque associé - ex : IPH33G ou bien d'un mot de passe - ex : bavardage).
Notons que les statuts peuvent également prévoir un droit d'opposition à l'utilisation de ces moyens au profit d'un nombre déterminé d'associés et pour une délibération déterminée.

Mode d'organisation de la délibération dans une SARL :
Toute délibération de l'assemblée des associés est constatée par un procès-verbal qui indique la date et le lieu de réunion, les nom, prénoms et qualité du président, les nom et prénoms des associés présents, réputés présents au sens du troisième alinéa de l'article L223-27, ou représentés avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun, les documents et rapports soumis à l'assemblée, un résumé des débats, le texte des résolutions mises au voix et le résultat des votes.
Ce procès-verbal fait état de la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique lorsqu'il a perturbé le déroulement de l'assemblée (article R223-24 du Code de commerce).

Organisation et tenue d'un assemblée d'actionnaires :
Dans les sociétés anonymes (ex : SA, SAS) où les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication, il doit être aménagé spécialement à cet effet, un site consacré à ces fins. Les actionnaires exerçant leurs droits de vote en séance par voie électronique dans les conditions de l'article R225-61 du Code de commerce (et non plus l'article R225-71), ne peuvent accéder au site consacré à cet effet qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la séance (il s'agit là aussi d'un code d'accès nominatif unique. Compte tenu du nombre important d'actionnaire une série de chiffres et/ou lettres est préférable- ex : 25K6MP8, PP23D5T, etc.).

Conditions dans lesquelles une SAS peut être dispensée d'avoir recours à un commissaire aux comptes :
Aux termes de l'article L227-9-1 du Code de commerce, issu de l'article de la loi de modernisation de l'économie, les associés d'une SAS peuvent nommer un ou plusieurs commissaires aux comptes. Toutefois, si elles sont de petite taille en terme de bilan, chiffre d'affaires et d'employés, elles peuvent sous certaines conditions être dispensées d'avoir recours à un commissaire aux comptes.
En effet, sont tenues de désigner au moins un commissaire aux comptes les sociétés qui dépassent, à la clôture d'un exercice social, deux des seuils suivants :
- 1.000.000 euros de total du bilan
- 2.000.000 euros de chiffre d'affaires hors taxe
- 20 salariés permanents employés au cours de l'exercice.
Le total du bilan, le montant hors taxe du chiffre d'affaires et le nombre moyen de salariés sont déterminés conformément aux quatrième, cinquième et sixième alinéas de l'article R123-200.
Sont également tenues de désigner au moins un commissaire aux comptes les SAS qui contrôlent, au sens des II et III de l'article L233-16, une ou plusieurs sociétés, ou qui sont contrôlées, au sens des mêmes II et III, par une ou plusieurs sociétés.
Même si les conditions prévues ci-dessus ne sont pas atteintes, la nomination d'un commissaire aux comptes peut être demandée en justice par un ou plusieurs associés représentant au moins le 10ème du capital. Dans ce cas, le commissaire aux comptes est désigné par ordonnance du président du Tribunal de commerce statuant en la forme des référés.
En revanche, la société n'est plus tenue de désigner un commissaire aux comptes dès lors qu'elle n'a pas dépassé deux des trois critères prévus (c'est à dire 1.000.000 euros en bilan, 2.000.000 euros de CA HT, 20 salariés) pendant les deux exercices précédant l'expiration du mandat du commissaire aux comptes.

Modalités d'exercice de la mission de commissaire aux comptes :
Rappelons que les commissaires aux comptes exercent leurs diligences selon une norme d'exercice professionnel spécifique dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions simplifiées qui ne dépassent pas, à la clôture d'un exercice social, conformément à l'article L823-12-1 du Code de commerce, deux des seuils suivants :
- 1.550.000 euros de total du bilan
- 3.100.000 euros de chiffre d'affaires HT
- 50 salariés permanents employés au cours de l'exercice.
Le total du bilan, le montant hors taxe du chiffre d'affaires et le nombre moyen de salariés sont déterminés conformément aux quatrième, cinquième et sixième alinéas de l'article R123-200.

Comptabilité simplifiée des commerçants :
L'article 7 du décret abroge les articles R123-205 et R123-206 du Code de commerce qui obligeaient à la tenue d'un journal d'établissement de crédit, d'un journal de caisse et d'un livre aux pages numérotées. En conséquence, les commerçants personnes mentionnées à l'article L123-28 (soumis au régime fiscal des micro entreprises) devront tenir uniquement :
- un livre des recettes, qui distingue les règlements en espèces des autres règlements et indique les références des pièces justificatives
- et un registre des achats, qui présente chronologiquement le détail des achats, en distinguant les règlements en espèces et en indiquant les références des pièces justificatives.
Notons qu'elles peuvent procéder à l'enregistrement comptable des encaissements et des paiements en retenant la date de l'opération figurant sur le relevé qui leur est adressé par un établissement de crédit. Elles sont dispensées de produire les justificatifs des frais généraux accessoires lorsqu'une telle dispense est accordée en matière fiscale. Elles peuvent, en outre, enregistrer forfaitairement, selon le barème publié chaque année par l'administration fiscale, les frais relatifs aux carburants consommés lors des déplacements professionnels (actualité du 21/01/09).