Une Mairie peut envoyer à ses conseillers les convocations aux réunions du Conseil municipal, par mails

Les modes et les conditions de la convocation des conseillers municipaux aux séances du Conseil sont fixés par les articles L2121-10, L2121-11 et L2121-12 du Code général des collectivités territoriales. Elles constituent des formalités substantielles dont le non-respect est de nature à entacher d'illégalité les délibérations.

Ainsi, la convocation doit être adressée par écrit par le maire, sous quelque forme que ce soit, au domicile des conseillers municipaux, sauf s'ils font le choix d'une autre adresse.

Une décision du Conseil d'Etat (n°290687) du 9 mars 2007, a expressément admis que les convocations aux réunions du Conseil municipal devaient être envoyées aux conseillers municipaux à leur domicile personnel, à moins que ceux-ci aient expressément fait le choix d'un envoi à une autre adresse.

La loi autorisant l'envoi des convocations sous forme dématérialisée comme sur papier, cette autre adresse peut dès lors être une adresse internet, à condition qu'elle ait été indiquée par le conseiller comme mode de transmission d'une convocation, indique le ministère de l'Intérieur et des collectivités territoriales dans une réponse ministérielle du 23 juin 2009 (JOAN Q. n°45920).

Cette solution permet à l'agent de la Mairie chargé de l'envoi des convocations, de gagner du temps et de s'assurer - au moyen d'une demande d'accusé de réception - que les conseillers ont bien été informés de cette réunion. En outre, elle fait économiser du papier à la Mairie et le coût de l'envoi postal du courrier.