Actualité : article de veille

Recommandations pour améliorer l'utilisation des e-mails professionnels

Le 05/10/2011, par La Rédaction de Net-iris, dans Technologies / Droit de l'internet.

Vos réactions...

   

Pour 56% des salariés, le traitement des e-mails professionnels représente plus de 2 heures de travail dans une journée.

Introduction

Si la messagerie électronique offre des avantages évidents en terme de rapidité d'envoi d'information et de documents, d'échanges constructifs et constitue un support indispensable pour le fonctionnement de nombreuses entreprises, elle peut aussi s'avérer être une source de perte de temps si ces potentialités techniques et organisationnelles sont mal exploitées.

Selon une étude de l'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (ORSE), le mauvais usage de l'e-mail peut provoquer :

  • un sentiment d'urgence permanent et d'isolement face à la prise de décision ;
  • l'intrusion dans la vie privée ;
  • l'accélération des rythmes de travail ;
  • la remise en cause des collectifs de travail par une amplification des conflits et une communication de mauvaise qualité.

Aussi, pour aider les entreprises et leurs salariés à améliorer l'usage de la messagerie électronique dans un cadre professionnel, l'ORSE vient de mettre en ligne un guide pratique contenant des recommandations pour limiter la dépendance à la messagerie, la surcharge informationnelle, les conflits entre salariés et les risques psychosociaux liés à l'usage du courriel.

L'usage de l'e-mail professionnel en quelques chiffres

  • 56% des utilisateurs consacrent plus de 2h par jour à la gestion de leur boîte de réception ;
  • 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour ;
  • 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle ;
  • 65% des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures, mais le font en réalité bien plus souvent (toutes les 5 minutes) ;
  • 64 secondes, c'est le temps que met en moyenne une personne pour reprendre le fil de sa pensée lorsqu'elle a été interrompue par l'arrivée d'un message.

Recommandations à l'intention des responsables d'entreprise

L'élaboration d'une Charte d'utilisation de la messagerie électronique dans l'entreprise facilite le travail de tous les collaborateurs, apaise les tensions individuelles liées à l'usage de l'e-mail et améliore la performance des salariés.

L'employeur ou son directeur des ressources humaines peut opter pour une série de recommandations selon les fonctionnalités de l'outil (envoi d'un message, réception d'un message, etc.) ou pour une charte qui développe les fonctionnalités de l'e-mail selon les enjeux utilisateurs (limiter le stress, limiter la surcharge, etc.), sachant qu'il est préférable de dissocier les usages en fonction de la catégorie des employés (salariés, managers).

Exemples de charte d'utilisation de l'e-mail en entreprise

Une charte d'utilisation de l'e-mail en entreprise peut être élaborée pour reprendre un ou plusieurs des objectifs suivants :

Pour améliorer l'usage de l'e-mail

Objectif 1 : Limiter la perte de temps

  • Exploiter les fonctionnalités du média
  • Etre précis dans sa communication

Objectif 2 : Limiter la dépendance à l'e-mail

  • Limiter le nombre d'interruptions
  • Limiter l'accessibilité "à tout prix"

Objectif 3 : Limiter la surcharge informationnelle

  • S'interroger sur la pertinence du média utilisé
  • Indiquer de manière explicite l'objet du message
  • Traiter l'information méthodiquement
  • Ne pas abuser des pièces jointes
  • S'interroger sur le(s) destinataire(s) principal(aux) du message
  • Utiliser avec modération les fonctions "copie conforme" et "copie cachée"

Objectif 4 : Limiter le conflit

  • Etre vigilant sur le contenu du message (indiquer de manière explicite l'objet du message rigueur formelle dans la rédaction d'un message)
  • Etre vigilant sur l'utilisation du média (ne pas utiliser la messagerie à des fins extra-professionnelles ou pour des motifs prohibés par la loi)
  • S'interroger pour répliquer la liste de diffusion utilisée par l'expéditeur

Objectif 5 : Limiter le stress

  • S'interroger sur le moment le plus opportun pour l'envoi d'un message
  • Ne pas créer de sentiment d'urgence
  • Etre vigilant dans la communication des résultats de collaborateurs

Objectif 6 : Faciliter la personnalisation des échanges

  • S'identifier et identifier son destinataire (s'assurer de la pertinence du choix des destinataires du message)
  • Personnaliser l'échange.

© 2011 Net-iris

   

Pour approfondir ce sujet :

Commentaires et réactions :



-