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Indemnisation pour frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail

Le 14/03/2016, par Carole Girard-Oppici, dans Social / Droit du Travail.

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Règles de participation de l'employeur à la prise en charge des frais de trajet de ses employés et le régime fiscal associé à ce dispositif.

Introduction

Actif, vous prenez votre voiture en ville pour vos déplacements quotidiens ou empruntez des moyens de transports collectifs, ou bien vous pratiquez le covoiturage, la marche à pied ou le vélo ? Saviez-vous que les entreprises participent financièrement à la prise en charge partielle des frais de transport collectif domicile-travail ?

En effet, un salarié peut obtenir de son employeur, en sus de sa paie, la prise en charge partielle de ses tickets et cartes de transport souscrits pour effectuer ses déplacements entre son domicile et l'entreprise, au moyen du Métro, du Train, du Tram, du Bus ou encore d'un vélib'.

Les employeurs prennent en charge (depuis 2009), à hauteur de 50% le prix des titres d'abonnements souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements - entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail - accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. Cette obligation est prévue à l'article L3261-3 du Code du travail.
Lorsque les salariés utilisent un moyen de transport privé, soit du fait de l'éloignement de leur domicile ou de celle de leur lieu de travail, soit du fait d'horaires de travail atypiques, la prise en charge des frais de transport est soumise à conditions et dépend de deux éléments : l'existence ou non d'un accord auquel l'employeur est tenu, volonté ou non de l'employeur de prendre en charge ces frais.

La participation obligatoire des employeurs à l'acquisition de titres d'abonnement aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos, conformément à l'article L3261-2 du Code du travail, est exonérée d'impôt sur le revenu et exclue de l'assiette des cotisations et contributions sociales.

La prise en charge facultative des frais de carburant et d'électricité, dans les conditions prévues par l'article L3261-3 du Code du travail, est exonérée d'impôt sur le revenu et exclue de l'assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite de 200 euros par an. Ces exonérations d'impôt sur le revenu sont respectivement codifiées au a et au b du 19° ter de l'article 81 du Code général des impôts.
Notons que l'article R3261-12 du Code du travail prévoit d'exclure du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule :

  • les salariés bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge par l'employeur des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule ;
  • les salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ;
  • les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur.

A compter de 2016, s'ajoute l'indemnité vélo. L'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais engagés pour les déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre la résidence habituelle et le lieu de travail, sous la forme d'une indemnité kilométrique vélo fixée à 25 centimes par km parcouru. Cependant, ce dispositif n'est que facultatif.

La prise en charge obligatoire des frais de transports publics

Est exonéré d'impôt sur le revenu l'avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l'employeur du prix des titres d'abonnement souscrits par les salariés pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, conformément à l'article L3261-2 du Code du travail.

Pour les employeurs de droit privé et leurs salariés, les conditions et les modalités de cette participation obligatoire sont prévues aux articles R3261-1 à R3261-10 du Code du travail et précisées par la circulaire interministérielle de janvier 2009.

Comme les salariés du privé, les fonctionnaires et les autres personnels civils et militaires de l'Etat bénéficient, dans les conditions prévues par le décret (n°2010-676) du 21 juin 2010, de la prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs et de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Le régime juridique de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics

L'obligation de prendre en charge une partie des frais de transports publics s'applique à l'ensemble des employeurs de droit privé et à tous leurs salariés, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. La résidence habituelle du salarié s'entend du lieu où l'intéressé a fixé, avec la volonté de lui conférer un caractère stable, le centre permanent ou habituel de ses intérêts.
Toutefois, l'obligation pour l'employeur de prendre en charge les frais de transports publics ne s'applique pas lorsque le déplacement du salarié entre sa résidence habituelle et son lieu de travail ne présente pas un caractère professionnel.

L'employeur peut également refuser la prise en charge du prix des titres d'abonnement souscrits par les salariés qui :

  • n'engagent pas de frais pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, par exemple parce que ces déplacements sont assurés par l'employeur ou parce que leur résidence habituelle est située au même endroit que leur lieu de travail,
  • perçoivent déjà des indemnités représentatives de frais pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge obligatoire.

Les titres d'abonnement obligatoirement pris en charge

L'employeur prend en charge les titres d'abonnement souscrits par les salariés parmi les catégories suivantes :

  • les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimités ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimités émis par la Société nationale des chemins de fer (SNCF) ainsi que par les entreprises de transport public, les régies, etc.
  • les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limités délivrés par la Régie autonome des transports parisiens (RATP), la Société nationale des chemins de fer (SNCF), les entreprises de l'Organisation professionnelle des transports en Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies, etc.
  • les abonnements à un service public de location de vélos, qui s'entendent des abonnements mis en place par une personne publique, en régie ou dans le cadre d'une convention de délégation de service public comme les locations de vélos en libre service mises en place par plusieurs grandes villes ("Vélib" à Paris).

L'employeur n'est tenu de prendre en charge que les titres d'abonnement permettant d'accomplir, dans le temps le plus court, le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié et sur la base du tarif de seconde classe. Ainsi, en Ile-de-France, les salariés qui résident et travaillent en banlieue peuvent avoir intérêt, pour réduire leur temps de parcours, à passer par Paris. Dans ce cas l'employeur doit prendre en charge, sur la base du tarif de seconde classe, l'abonnement qui permet de passer par Paris.
La prise en charge par l'employeur couvre l'intégralité du trajet, que celui-ci s'effectue par une ou plusieurs compagnies de transport. Dans ce cas, la prise en charge couvre le coût des divers abonnements nécessaires à hauteur de 50% (trajet en train puis en bus par exemple).

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise qui n'assure pas le transport entre ces lieux et sa résidence habituelle et entre ces différents lieux de travail peut prétendre à la prise en charge du titre de transport lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés.
En revanche, lorsque l'abonnement souscrit excède pour des motifs de convenance personnelle l'abonnement strictement nécessaire pour effectuer, dans le temps le plus rapide, le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié, la prise en charge s'effectue sur la base du ou des seuls abonnements strictement nécessaires à ce trajet.

Le taux de prise en charge obligatoire

  • les salariés à temps complet : bénéficient d'une prise en charge obligatoire à hauteur de 50% du coût des titres d'abonnement qu'ils ont souscrits.
  • les salariés à temps partiel employés au moins à mi-temps : bénéficient d'une prise en charge obligatoire équivalente à celle des salariés à temps complet.
  • les salariés dont le temps de travail est inférieur à un mi-temps : bénéficient d'une prise en charge obligatoire à due proportion du nombre d'heures travaillées par rapport au mi-temps.

Les salariés qui bénéficient déjà d'indemnités représentatives de frais pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail d'un montant inférieur à la prise en charge obligatoire bénéficient d'une prise en charge complémentaire d'un montant tel que la participation totale de l'employeur soit égale :

  • pour les salariés à temps complet et les salariés à temps partiel employés au moins à mi-temps, à 50% du coût des titres d'abonnement qu'ils ont souscrits,
  • pour les salariés dont le temps de travail est inférieur à un mi-temps, à la fraction du coût des titres d'abonnement qu'ils ont souscrits correspondant au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport au mi-temps.

Exemples

Un salarié employé à temps partiel, 20 heures par semaine, dans une entreprise ayant une durée hebdomadaire de travail de 35 heures, peut obtenir la prise en charge de 50% de ses frais (dans la limite de 200 euros par an) sur un équivalent temps plein.
Pour un titre d'abonnement annuel au train d'un montant de 380 euros, le versement de l'entreprise sera de 190 euros.

Par contre, un salarié employé à temps partiel, 17 heures par semaine, dans une entreprise ayant une durée hebdomadaire de travail de 35 heures, peut obtenir la prise en charge de 50% de ses frais. Elle sera affectée d'un coefficient de 17/17,5.
Pour un titre d'abonnement mensuel au Tram d'une valeur de 45 euros, la participation de l'entreprise sera de 21,86 euros (22,5 x 17/17,5).

Le régime fiscal de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics

Au titre de l'impôt sur le revenu

L'avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l'employeur du prix des titres d'abonnement souscrits par les salariés pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, est exonéré d'impôt sur le revenu.

Cette exonération est limitée à la participation obligatoire de l'employeur à l'acquisition de titres de transports publics.
Constitue un complément de revenu imposable à l'impôt sur le revenu selon les règles de droit commun des traitements et salaires l'avantage résultant de la participation de l'employeur à l'acquisition de titres d'abonnement :

  • au-delà de la part obligatoire,
  • lorsque cette prise en charge, même limitée à 50% du prix du titre d'abonnements, ne présente en fait pas un caractère obligatoire, par exemple lorsque le déplacement du salarié entre son domicile et son lieu de travail ne présente pas un caractère professionnel
  • ou lorsque cette prise en charge n'est pas justifiée.

Incidence de l'option pour le régime des frais réels

Les salariés qui optent pour la déduction de leurs frais professionnels selon le régime des frais réels et justifiés doivent ajouter à leur revenu brut imposable la contribution obligatoire de leur employeur à l'acquisition de leur titre de transport. Toutefois, ils peuvent choisir de ne pas ajouter cette participation obligatoire à leur rémunération imposable. Dans ce cas, ils ne peuvent pas déduire leurs frais professionnels correspondants aux déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Au titre des taxes et participations assises sur les salaires

L'avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l'employeur du prix des titres d'abonnement souscrits par les salariés pour leurs déplacements au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est exclu de l'assiette des cotisations de sécurité sociale.
L'avantage résultant de la prise en charge éventuelle de ces frais par l'employeur au-delà du taux obligatoire peut également être exclu de l'assiette des cotisations de sécurité sociale dans la limite des frais engagés par le salarié.
Ces avantages ne sont pas soumis aux taxes et participations assises sur les salaires dont l'assiette est alignée sur celle des cotisations de sécurité sociale.

En revanche, lorsqu'elle ne présente pas un caractère professionnel ou n'est pas justifiée, la participation éventuelle de l'employeur aux frais de transports publics des salariés est, dans tous les cas, assujettie aux cotisations de sécurité sociale et, par suite, soumise aux taxes et participations assises sur les salaires dont l'assiette est alignée sur celle des cotisations de sécurité sociale.

La prise en charge facultative des frais de transports personnels

L'avantage résultant de la prise en charge par l'employeur des frais exposés par les salariés pour l'alimentation, en carburant ou en électricité, de leurs véhicules personnels, est exonéré de charges et contributions sociales dans la limite de 200 euros par an.

Le régime juridique de la prise en charge facultative des frais de transports personnels

Les employeurs peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques engagés par ceux de leurs salariés :

  • dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains
  • ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne leur permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

Les salariés qui bénéficient de la prise en charge de leurs frais de carburant ou d'alimentation électrique ne peuvent bénéficier de la prise en charge par leur employeur des frais d'abonnement à un transport collectif ou à un service public de location de vélos. Les salariés qui exercent leur activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise qui n'assure pas le transport entre leur résidence habituelle et leurs différents lieux de travail ou entre ces lieux de travail peuvent prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique qu'ils engagent afin de réaliser tous les déplacements qui leur sont imposés.

Toutefois, sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique, les salariés :

  • qui bénéficient de la mise à disposition permanente, par leur employeur, d'un véhicule avec prise en charge par ce dernier des frais de carburant ou d'alimentation électrique ;
  • qui ne supportent aucun frais de transport, soit du fait de la distance réduite qui sépare leur domicile de leur lieu de travail, soit parce que leur employeur assure gratuitement leurs déplacements.

Modalités de la prise en charge facultative des frais de transports personnels

La prise en charge des frais de carburant et d'électricité est mise en oeuvre :

  • pour les entreprises soumises à l'obligation annuelle de négocier, c'est-à-dire principalement les entreprises d'au moins 50 salariés dans lesquelles a été désigné un délégué syndical : par accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise,
  • pour les autres entreprises : par décision unilatérale de l'employeur, après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe.

Cette prise en charge ne revêt pas un caractère obligatoire pour l'employeur. Toutefois, dès lors qu'elle est accordée, elle doit bénéficier selon les mêmes modalités à l'ensemble des salariés contraints d'utiliser, dans les conditions exposées ci-dessus, leur véhicule personnel en fonction de la distance entre leur domicile et leur lieu de travail. Les modalités de la prise en charge des frais de transports personnels sont fixées librement par les parties à l'accord d'entreprise ou par l'employeur.

Les salariés à temps partiel employés au moins à mi-temps bénéficient d'une prise en charge équivalente à celle des salariés à temps complet. Pour les salariés dont le temps de travail est inférieur à un mi-temps, la participation est calculée à due proportion du nombre d'heures travaillées par rapport au mi-temps.
Afin que l'employeur soit en mesure de justifier la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique de ceux de ses salariés qui en bénéficient, ces derniers doivent lui communiquer les éléments justifiant du fait qu'ils ne peuvent utiliser les transports en commun ainsi que la photocopie de la carte grise du véhicule qu'ils utilisent.

Le régime fiscal de la prise en charge facultative des frais de transports personnels

Est exonéré d'impôt sur le revenu l'avantage résultant de la prise en charge facultative des frais de carburants ou des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés dans la limite de 200 euros par an. Cette limite s'apprécie par année civile.

Constitue un complément de revenu imposable à l'impôt sur le revenu selon les règles de droit commun des traitements et salaires l'avantage résultant de la prise en charge par le ou les employeurs des frais de transports personnels :

  • au-delà de 200 euros par an,
  • lorsque cette prise en charge, même inférieure ou égale à 200 euros par an, ne respecte pas les conditions de mise en place du dispositif, par exemple si la prise en charge prend la forme d'indemnités de remboursement pour frais professionnels au profit de certains salariés seulement ou si cette prise en charge n'est pas justifiée au regard des conditions prévues par l'article L3261-3 pour que le salarié en bénéficie.

Incidence de l'option pour le régime des frais réels

Les salariés qui optent pour la déduction de leurs frais professionnels selon le régime des frais réels et justifiés doivent ajouter à leur revenu brut imposable la fraction de la participation de leur employeur à leur frais de carburant exonérée d'impôt sur le revenu. Toutefois, ils peuvent choisir de ne pas réintégrer cette fraction exonérée dans leur rémunération imposable. Dans ce cas, ils ne peuvent déduire leurs frais professionnels correspondant aux déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Taxes et participations assises sur les salaires

L'avantage résultant de la prise en charge facultative des frais de transports personnels est exclu de l'assiette des cotisations et contributions d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendues obligatoires par la loi dans la limite de 200 euros par an et par salarié.
L'avantage résultant de la prise en charge par l'employeur des frais de transports personnels au-delà de la limite de 200 euros par an est également exclu, dans certaines conditions et limites rappelées par la circulaire interministérielle précitée, de l'assiette des cotisations de sécurité sociale. Ces avantages ne sont pas soumis, dans les mêmes conditions et limites, aux taxes et participations assises sur les salaires dont l'assiette est alignée sur celle des cotisations de sécurité sociale.

Justificatifs à produire

La prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement est versée à l'agent sur présentation du ou des justificatifs de transport. Les agents doivent signaler tout changement de leur situation individuelle de nature à modifier les conditions de la prise en charge.

Pour être admis à la prise en charge partielle, les titres doivent être nominatifs et conformes aux règles de validité de ces titres.

Périodes de suspension de la prise en charge

La prise en charge partielle des titres de transport est suspendue pendant les périodes de :

  • congé de maladie ;
  • congé de longue maladie ;
  • congé de grave maladie ;
  • congé de longue durée ;
  • congé pour maternité ou pour adoption ;
  • de congé de paternité ;
  • congé de présence parentale ;
  • congé de formation professionnelle ;
  • congé de formation syndicale ;
  • congé d'accompagnement d'une personne en fin de vie ;
  • congé pris au titre du compte épargne-temps ou de congés bonifiés.

Toutefois, la prise en charge est maintenue jusqu'à la fin du mois au cours duquel débute le congé. Lorsque la reprise du service, à la suite de ces congés, a lieu au cours d'un mois ultérieur, la prise en charge est effectuée pour ce mois entier.

Obligations déclaratives

L'employeur doit mentionner le montant de la prise en charge des frais de trajet qui bénéficie de l'exonération prévue au a ou au b du 19° ter de l'article 81 dans la ligne relative aux remboursements de frais professionnels figurant sur la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Cet avantage exonéré d'impôt sur le revenu n'est donc pas compris dans le montant pré-imprimé sur les cases AJ à DJ de la déclaration d'ensemble des revenus n°2042 du contribuable.

En revanche, le montant de l'avantage résultant de la prise en charge des frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail des salariés qui ne bénéficient pas des exonérations d'impôt sur le revenu prévues au a et au b 19° ter de l'article 81 doit être compris dans la rémunération imposable portée sur la DADS. Il doit donc figurer dans le montant pré-imprimé des rémunérations imposables de la déclaration d'ensemble des revenus.

Le contribuable vérifie l'exactitude du montant déclaré et, en cas d'erreur, le modifie.

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