Actualité : article de veille

Barème 2016 d'indemnisation des frais de petits déplacements

Le 22/02/2016, par Carole Girard-Oppici, dans Social / Protection Sociale.

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Limites d'exonération relatives aux frais de transport exposés par les salariés devant se déplacer de façon habituelle sur des sites extérieurs à l'entreprise.

Introduction

Afin de compenser une partie des frais inhérents à certains emplois c'est-à-dire le coût du travail lié aux frais de déplacements et de repas en 2016, les employeurs sont autorisés à verser des indemnités pour frais de petits déplacements (frais de transport, frais de repas) à leurs salariés, mais sous certaines conditions. Une déduction forfaitaire existe et est admise sur l'ensemble du territoire français. Elle ne concerne pas tous les salariés (sont notamment exclus de ce barème forfaitaire les cadres, les VRP et commerciaux qui relèvent d'un autre barème).

Les cotisations à la charge des employeurs et des salariés ou assimilés au titre de la législation des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales sont calculées, lors de chaque paie, sur l'ensemble des sommes comprises dans ladite paie, y compris, le cas échéant, la valeur représentative des avantages en nature, mais déduction faite des prestations familiales. C'est un arrêté de décembre 2002 qui détermine les conditions et limites dans lesquelles la rémunération peut faire l'objet d'un abattement pour frais professionnels.

L'Urssaf publie comme chaque année les limites d'exonération en 2016, des indemnités de petits déplacements allouées à certains salariés des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle. Les montants sont légèrement relevés par rapport à ceux de 2015.

Le montant forfaitaire des frais de transport exonérés, est déterminé par référence à la moitié du prix de revient kilométrique d'un véhicule automobile de quatre chevaux apprécié par tranche de 5 puis 10 Km (aller-retour). A ce montant doit être ajouté celui de l'allocation destinée à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture exposées par le salarié travaillant hors des locaux de l'entreprise ou sur un chantier.

Pour connaître les limites de l'exonération quotidienne des frais de petits déplacements en 2016, il convient de se reporter à notre rubrique indice.

Personnes concernées par ce barème

Sont concernés les salariés amenés à se déplacer de façon habituelle sur des sites extérieurs à l'entreprise. Le barème tient compte des distances parcourues par les intéressés entre leur lieu de travail et :

  • leur domicile fiscal ou leur lieu de résidence habituelle pour les salariés intérimaires des entreprises de travail temporaire ;
  • leur domicile fiscal (ou lieu de résidence habituelle) ou depuis le lieu de rattachement prévu au contrat de travail (siège social ou établissement dont dépend le salarié) s'agissant des salariés des entreprises de tôlerie, de chaudronnerie, de tuyauterie industrielle, travaillant sur des sites extérieurs ;
  • leur lieu de rattachement effectif (siège social ou établissement auquel est rattaché le salarié) et depuis leur domicile fiscal ou leur lieu de résidence habituelle pour les ouvriers des entreprises de travaux publics et du bâtiment qui travaillent sur des chantiers.

Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.
Les sommes à déduire de l'assiette des cotisations de sécurité sociale au titre des frais professionnels sont celles qui sont versées aux travailleurs salariés ou assimilés, à l'exception des allocations forfaitaires perçues par les gérants minoritaires de SARL et de sociétés d'exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents-directeurs et directeurs généraux des SA et des sociétés d'exercice libéral à forme anonyme, et les présidents et dirigeants des SAS.
Il existe un barème spécifique d'indemnisation des frais de petits déplacements (transport, repas) en faveur des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle. Pour eux, l'indemnité pour frais de repas est fixée comme suit, rappelle l'Urssaf.

Indemnité forfaitaire de repas exonérée

Lorsque le travailleur salarié ou assimilé est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, l'indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas est exonérée et réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n'excède pas :

  • 8,90 euros lorsqu'il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession obligent le salarié à prendre son repas au restaurant (contre 8,80 euros l'an dernier) ;
  • 18,30 euros lorsqu'il est démontré que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant (contre 18,10 euros l'an dernier).

Modalités d'indemnisation des frais professionnels

L'indemnisation, par l'employeur, des frais professionnels engagés par le salarié s'effectue :

  • soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé, et dans ce cas, l'employeur est tenu de produire les justificatifs y afférents ;

  • soit sur la base d'allocations forfaitaires, et dans ce cas, l'employeur est autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées par la circulaire, sous réserve de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet (cette condition est réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés).

Les indemnités liées à des circonstances de fait qui entraînent des dépenses supplémentaires de nourriture sont réputées utilisées conformément à leur objet, pour la fraction qui n'excède pas les seuils retenus pour 2016.

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