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Accueil de stagiaires dans l'entreprise : les règles à respecter

Le 15/04/2013, par La Rédaction de Net-iris, dans Social / Droit du Travail.

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Formalités et obligations liées au recours par l'entreprise à un stagiaire, sans que ce dernier ne puisse prendre la place d'un salarié.

Introduction

De nombreux étudiants de l'enseignement supérieur effectuent chaque année au moins un stage en entreprise afin de valider leur formation et leur diplôme. Comme ils ne relèvent ni des dispositions concernant les jeunes travailleurs, ni de la formation professionnelle continue, ces stages doivent faire l'objet d'une convention tripartite entre le stagiaire, l'entreprise d'accueil et l'établissement d'enseignement.

Ces stages intégrés à un cursus pédagogique constituent, dans le parcours éducatif du jeune, une période privilégiée d'apprentissage, de partage des connaissances et de mise en pratique de celles-ci.

Pour limiter l'usage abusif des stages par les entreprises - moins onéreux que le recrutement de personnel permanent - le législateur a renforcé ces dernières années les règles applicables en la matière (ex : registre des conventions de stage, délai de carence entre 2 stages) et a garanti au stagiaire le versement d'une gratification lui permettant de couvrir ses frais professionnels, dès lors que la durée du stage est d'au moins 2 mois.

Petit retour sur la réglementation à respecter, sachant que le recours abusif ou hors la loi à un stagiaire permet à ce dernier de saisir le Conseil des prud'hommes afin de faire requalifier sa prestation de travail en contrat à durée indéterminée.

La forme du stage : stage conventionné obligatoire

L'article L612-8 du Code de l'éducation nationale prévoit que les stages en entreprise ne relevant ni de l'article L4153-1 du Code du travail, ni de la formation professionnelle tout au long de la vie, font l'objet entre le stagiaire, l'entreprise d'accueil et l'établissement d'enseignement d'une convention.

Ces stages seront intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire. Mais ils ne peuvent pas avoir pour objet :

  • l'exécution d'une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l'entreprise ;
  • de remplacer un salarié en cas d'absence, de grève, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;
  • de faire face à un accroissement temporaire de l'activité de l'entreprise ;
  • d'occuper un emploi saisonnier.

La durée du stage

Un stage peut varier de quelques jours à plusieurs mois.

L'article L612-9 du même code, dispose que la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder 6 mois par année d'enseignement. Il peut être dérogé à cette règle, dans des conditions qui seront fixées par décret, au bénéfice des stagiaires qui interrompent momentanément leur formation afin d'exercer des activités visant exclusivement l'acquisition de compétences en liaison avec cette formation, ainsi que dans le cas des stages qui sont prévus dans le cadre d'un cursus pluriannuel de l'enseignement supérieur.

L'accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes et pour effectuer des stages dans un même poste, n'est possible qu'à l'expiration d'un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (ex : stage de 3 mois du 1er février au 30 avril = délai de carence d'un mois et nouveau stage à partir de juin). Toutefois, cette disposition n'est pas applicable lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme et à l'initiative du stagiaire.

Les droits des stagiaires

La gratification

Lorsque la durée de stage au sein d'une même entreprise est supérieure à 2 mois consécutifs ou, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l'objet d'une gratification versée mensuellement dont le montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret. Cette gratification n'a pas le caractère d'un salaire, prévoit l'article L612-11 du Code de l'éducation.

En 2013, à défaut de convention spécifique, le montant de la gratification est au moins égal à 436,05 euros par mois, pour un temps plein (35h). En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant de la gratification due au stagiaire est proratisé en fonction de la durée de stage effectuée.

La gratification, destinée à compenser les frais engagés par le stagiaire (frais de déplacement, de nourriture, etc.), est due à compter du premier jour du premier mois de stage. Elle est due sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l'hébergement et le transport.

Pour les stages d'une durée inférieure à 2 mois consécutifs, l'entreprise d'accueil est libre de verser ou non une indemnité de dédommagement ou une gratification au stagiaire.

Les autres avantages

Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles mentionnées à l'article L2323-83 du Code du travail dans les mêmes conditions que les salariés, comme par exemple la cantine de l'entreprise (article L612-12 du Code de l'éducation).

La franchise de cotisations

Lorsque la gratification mensuelle du stagiaire est au plus égale à la franchise de cotisations, aucune cotisation et aucune contribution de sécurité sociale ne sont dues, ni par l'entreprise d'accueil, ni par le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues dans ce cas).

En revanche, si le montant de la gratification versée au stagiaire est supérieur (ex : 470 euros par mois), seule la fraction excédant 436,05 euros est soumise aux cotisations et contributions patronales et salariales de sécurité sociale, y compris la cotisation AT/MP applicable dans l'entreprise (470 - 436,05) c'est-à-dire 33,95 euros (base de cotisations).

Autre exemple, si l'employeur verse une gratification mensuelle de 500 euros, les cotisations dues sont calculées sur la base de 63,95 euros (500 - 436,05).

Enfin, rappelons que comme le stagiaire n'est pas assimilé à un salarié, aucune cotisation n'est due au titre de l'assurance-chômage et des régimes de retraite complémentaire obligatoires.

Les obligations de l'entreprise d'accueil

Elle doit veiller à la protection et à la santé du stagiaire, s'assurer du respect de la réglementation (notamment le temps de présence quotidien, du principe de non discrimination, etc.).

N'étant pas assimilé à un salarié, l'employeur n'a pas à déclarer le stagiaire à l'Urssaf via la déclaration préalable à l'embauche.

En revanche, le stagiaire est soumis, comme les autres salariés de l'entreprise aux horaires, à la discipline, au règlement intérieur (dans la limites des clauses prévues par la convention de stage), s'il existe, ou encore aux consignes de sécurité et d'hygiène applicables dans l'établissement.

Le tuteur du stagiaire, membre du personne de l'entreprise, se doit d'informer l'établissement d'enseignement (le responsable du stage) de l'état d'avancement du stage, des difficultés éventuelles constatées, mais aussi éventuellement de la rupture prématurée du stage et de sa cause.

La consignation des stages

L'entreprise qui accueille des stagiaires tient à jour un registre des conventions de stage, indépendamment du registre unique du personnel mentionné à l'article L1221-13 du code du travail, dont les conditions et mentions seront fixées par décret (article L612-13 du Code de l'éducation).

En attendant, ce registre doit au moins préciser pour chaque stagiaire de l'entreprise :

  • ses nom et prénoms,
  • sa date de naissance,
  • l'établissement d'enseignement de rattachement, les études poursuivies et le niveau atteint,
  • la date de signature de la convention de stage,
  • la période du stage,
  • la teneur du stage et les missions du stagiaire,
  • le nom du tuteur et ses fonctions dans l'entreprise,
  • le montant de la gratification et des avantages éventuellement alloués,
  • les absences du stagiaire (autorisées ou non).

En cas d'embauche à l'issue du stage

Selon l'article L1221-24 du Code du travail, en cas d'embauche dans l'entreprise dans les 3 mois suivant l'issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d'études, la durée de ce stage est déduite de la période d'essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.

Par contre, si l'embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai.

Enfin, si le stagiaire est embauché à l'issue de son stage, d'une durée supérieure à 2 mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté dans l'entreprise.

Les mentions obligatoires de la convention-type de stage

La convention est signée par les trois parties et fait référence à la charte des stages. Le stagiaire est sous statut étudiant.

I - Les parties

  • 1 - Nom et adresse de l'établissement d'enseignement supérieur, et son représentant
  • 2 - Nom et adresse de l'entreprise, son représentant, et adresse et désignation du service de déroulement du stage
  • 3 - Nom et adresse de l'étudiant(e), et intitulé de son cursus

II - Le projet pédagogique et le contenu du stage

  • 1 - Le projet pédagogique, les objectifs et finalités attendus du stage
  • 2 - Le contenu du stage, activités confiées au stagiaire

III - Modalités du stage

  • 1 - Déroulement (dont l'organisation du temps)
  • 2 - Cas particuliers (travail de nuit, lors des dimanches ou des jours fériés)
  • 3 - Durée et dates de stage (en fonction des dispositions législatives et des dispositions réglementaires applicables au cursus suivi, des objectifs du stage, et de la logique des enseignements)
  • 4 - Accueil et encadrement, noms et fonctions des responsables du stage :
    - au sein de l'établissement d'enseignement supérieur ;
    - au sein de l'entreprise.
  • 5 - Gratification et avantages (en fonction des dispositions législatives et règlementaires en vigueur, des conventions de branches ou des accords professionnels étendus)
  • 6 - Protection sociale, responsabilité civile
  • 7 - Discipline, confidentialité (règlement intérieur de l'entreprise et ses règles de confidentialité)
  • 8 - Absence
  • 9 - Interruption, rupture

IV - Evaluation du stage

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