Information du personnel avant de réaliser une enquête

Modèle de note d'information adressée aux salariés de l'entreprise préalablement au lancement d'une enquête nominative ou anonyme.

Pour les besoins de l'entreprise ou d'un service, l'employeur peut être amené à réaliser auprès de son personnel, une étude ou enquête, portant par exemple sur les possible discriminations à raison du sexe, de l'origine, de l'orientation sexuelle, de l'âge ou du handicap des personnes, ou encore sur l'égalité homme/femme.

Mais préalablement, il doit informer les personnes concernées des finalités de l'étude et des destinataires des données et ce même s'il s'agit d'une enquête anonyme à la source. A cet effet, il doit adresser aux salariés quelques jours avant le lancement de l'enquête une note d'information - qui sert à annoncer le principe de celle-ci et à sensibiliser le personnel à l'intérêt de la démarche, conformément aux modèles proposés ci-dessous.

En effet, la loi Informatique et Libertés encadre la collecte et le traitement des données à caractère personnel, pour garantir les droits des personnes concernées. Elle interdit en particulier la collecte et le traitement de données dites sensibles, notamment celles relatives à l'origine ou à l'appartenance ethnoraciale réelle ou supposée des personnes (sous réserve de dérogations limitées) sous peine de méconnaître le principe constitutionnel d'égalité devant la loi.

Consciente de la complexité du droit et du fait que les employeurs ont l'impression que mobiliser des outils de mesure pour évaluer et corriger les discriminations dans leur entreprise, et en particulier celles liées à l'origine, les "expose à un risque" dont ils ne cernent pas la nature, la CNIL et le Défenseur des droits viennent de publier un Guide pratique à leur attention intitulé "Mesurer pour progresser vers l'égalité des chances".

Modèles de note d'information préalable à une enquête

En cas d'enquête nominative

En-tête de l'employeur

Madame, Monsieur,

Nous envisageons de procéder à une enquête sur............................................. (il convient d'indiquer la finalité de l'enquête, avec par exemple les mentions suivantes : "le ressenti des discriminations au sein de l'entreprise").

Cette enquête menée par............................... aura lieu à partir du...................................... (il s'agit d'expliquer les modalités de déroulement de l'enquête et le recours éventuel à un prestataire).

Votre participation à cette enquête est facultative, et vous êtes libre de ne pas répondre à ce questionnaire en le signalant avant le......................... (date) au moyen du coupon réponse ci-joint (1).

Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur cette enquête, vous pouvez contacter Mme/M......................... au numéro suivant............................. aux heures habituelles de travail (il s'agit ici de préciser comment le salarié peut en pratique obtenir des informations et éventuellement refuser de participer à l'enquête).

Nous tenons à souligner que plus vous serez nombreux à répondre, plus les données recueillies seront représentatives et utiles.

(Option en cas de collecte de données sensibles ajouter cette mention)
Dans le cadre de cette enquête, Mme/M......................................... (préciser l'identité du service responsable de l'étude ou le prestataire) souhaite notamment recueillir auprès de vous un certain nombre d'informations qui peuvent concerner...................... (votre état de santé, qui peuvent faire apparaître des éléments sur votre origine,....à personnaliser en fonction des questions).

Ces informations recueillies feront l'objet d'un traitement informatique et seront accessibles aux seules personnes habilitées, c'est-à-dire................................ (indiquer les fonctions des personnes dédiées au suivi de l'enquête que ce soit sein de l'entreprise ou chez le prestataire).

L'exploitation des données se fera de façon totalement anonyme.

Nous sollicitons votre accord pour participer à cette enquête et notamment pour recueillir ces informations. Vous voudrez bien à cet effet, nous retourner le formulaire de consentement ci-joint (2).

Conformément à la loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978 modifiée, vous pourrez pendant le délai de conservation des données sous forme nominative................ jours (préciser le délai) obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations personnelles vous concernant, en vous adressant à...................................... (préciser le service et l'adresse).

Nom et prénom de l'auteur du document

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

(1) Coupon-réponse

............. (nom, prénom)
le........................ (date)

Après avoir été informé de la préparation d'une enquête sur.............................................., je vous informe que je ne souhaite pas y participer.

Signature

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

(2) Formulaire de consentement pour une enquête

Dans le cadre de cette enquête, M./Mme.......................................(préciser l'identité du service responsable de l'étude ou le prestataire) souhaite notamment recueillir auprès de vous un certain nombre d'informations qui peuvent concerner...................... (votre état de santé, qui peuvent faire apparaître des éléments sur votre origine, etc.). C'est la raison pour laquelle nous sollicitons votre accord pour participer à cette enquête et notamment pour recueillir ces informations.

Si vous êtes d'accord pour que ces informations soient recueillies, veuillez cocher la case ci-après, signer ce formulaire et le renvoyer ou le remettre à................................... (indiquer les modalités).

❏ J'accepte de participer à cette enquête et que des informations concernant................................ (ex : mon état de santé, mes origines) soient collectées et traitées pour la finalité précitée.

Nom et prénom,
date
signature de la personne concernée

En cas d'enquête anonyme

En-tête de l'employeur

Madame, Monsieur,

Nous envisageons de procéder à une enquête sur....................................... (il convient d'indiquer la finalité de l'enquête, avec par exemple les mentions suivantes : "les modalités de déroulement de l'enquête et le recours éventuel à un prestataire"). Cette enquête menée par............................... aura lieu à partir du..........................

Cette enquête est complètement anonyme, les informations collectées ne permettront à aucun moment de vous identifier.

Par ailleurs, toutes les précautions sont prises pour garantir cet anonymat lors de l'exploitation des réponses.

Nous vous rappelons que votre participation à cette enquête est facultative et vous êtes libre de ne pas y répondre. Mais sachez que plus vous serez nombreux à répondre, plus les données recueillies seront représentatives et utiles.

Nom et prénom de l'auteur du document

Modèle de courrier d'information préalable à une analyse des fichiers des ressources humaines

En-tête de l'employeur

Madame, Monsieur,

Nous envisageons de procéder à une étude statistique basée sur l'analyse des fichiers de gestions des ressources humaines aux fins de............................... (indiquer la finalité et les modalités de déroulement de l'étude ainsi que le recours éventuel à un prestataire), sous la responsabilité de.................................... (indiquer l'identité du responsable de traitement).

Les informations traitées seront accessibles aux seules personnes habilitées dans le cadre de leurs missions............. (indiquer les fonctions des personnes dédiées au suivi de l'enquête que ce soit au sein de l'entreprise ou chez le prestataire).

(Option en cas d'analyse des noms et prénoms)
Conformément à la loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978 modifiée, vous pourrez obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations nominatives vous concernant, en vous adressant au service.............................. (préciser le service et l'adresse).

Vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant................................ (ex : cette étude consistera notamment à analyser si tels noms ou prénoms sont, parmi d'autres facteurs, susceptibles d'induire des discriminations). C'est la raison pour laquelle nous sollicitons votre accord pour recueillir ces informations. Vous voudrez bien à cet effet, nous retourner le formulaire de consentement ci-joint (2).

Nom et prénom de l'auteur du document

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

(2) Formulaire de consentement pour une exploitation des fichiers de GRH

Dans le cadre de l'exploitation du fichier de GRH par................................... (préciser l'identité du service responsable de l'étude ou le prestataire) nous réaliserons une étude qui consistera notamment à analyser si........................ (ex : tels noms ou prénoms sont, parmi d'autres facteurs, susceptibles d'induire des discriminations). C'est la raison pour laquelle nous sollicitons votre accord pour que ces informations soient analysées en ce sens.

Si vous êtes d'accord, veuillez cocher la case ci-après, signer ce formulaire et le renvoyer ou le remettre à................(indiquer les modalités).

❏ J'accepte que des informations me concernant y compris mon nom et mon prénom soient analysées pour la finalité précitée.

Nom et prénom,
date
signature de la personne concernée

Modèle de mention d'information à porter sur le questionnaire d'enquête

Conformément à la loi "Informatique et Libertés", une mention d'information doit figurer sur tout formulaire de collecte de données à caractère personnel. En cas d'enquête anonyme il est cependant conseillé de rappeler le caractère anonyme sur le questionnaire lui-même.

"En-tête de l'employeur

Les réponses apportées à ce questionnaire sont facultatives, leur exploitation se fera de manière anonyme et permettra de........................(préciser la finalité de l'étude).

Les informations ainsi recueillies sont uniquement destinées aux personnes habilitées dans le cadre de leurs missions, à savoir.............. (indiquer les fonctions des personnes dédiées au suivi de l'enquête que ce soit au sein de l'entreprise ou chez le prestataire).

Conformément à la loi "Informatique et Libertés" vous pouvez pendant........... jours (préciser le délai de conservation des données nominatives) obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations vous concernant, en vous adressant au service........................ (préciser le service et l'adresse). "

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