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Congés payés : règles de décompte des droits

Le 18/12/2015, par Carole Girard-Oppici, dans Social / Droit du Travail.

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Le salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, dès le premier mois de l'embauche, si l'organisation du service le permet.

Tout salarié présent à l'effectif de l'entreprise peut prétendre à la prise de ses congés payés acquis, sans période minimum d'ancienneté requise depuis juin 2012. Ainsi, l'article L3141-3 du Code du travail accorde 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, sauf dispositions plus favorables, et précise que la durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrables. Le calcul des congés payés peut se faire sur le bulletin de paie de deux manières, selon que le décompte du lundi au vendredi ou du lundi au samedi : soit 2,08 jours ou 2,5 jours pour un salarié à temps plein.

>> Consultez le dossier : Comment calculer vos congés payés

C'est l'article 50 de la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives, dite loi Warsmann, qui est venu simplifier les conditions d'ouverture du droit à congés payés. Il met par ailleurs le droit national en conformité avec le droit communautaire, et plus particulièrement l'article 7 de la directive européenne de 2003 concernant certains aspects de l'aménagement du temps de travail, ainsi que la jurisprudence de la CJUE qui estime que l'ouverture du droit au congé annuel payé doit intervenir dès le premier jour travaillé.

L'ancienne rédaction de l'article L3141-3 du Code du travail subordonnait jusqu'alors l'ouverture de ces droits au respect d'un certain nombre de conditions, dont une d'ancienneté minimum. Il prévoyait que tout salarié qui justifie avoir travaillé chez le même employeur pendant un temps équivalent à un minimum de 10 jours de travail effectif a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail.

Pour chaque salarié présent et décompté dans l'effectif de l'entreprise, c'est la règle suivante qui s'applique : "le salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. La durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrables".
En supprimant l'obligation pour le salarié de justifier d'un minimum de 10 jours de travail effectif dans l'entreprise (et un mois avant la réforme de 2008) pour pouvoir solliciter la prise de ses jours de congés payés, le législateur a simplement tenu à se conformer au droit communautaire.

La durée de "1 mois de travail effectif" est entendue par la loi comme une durée équivalant à 4 semaines ou 24 jours ouvrables, il s'agit de la règle de l'équivalence. Un salarié a donc droit à la totalité de ses congés s'il a travaillé 12 fois 4 semaines au cours de la période de référence, ce qui correspond à 240 jours si l'horaire de travail est réparti sur 5 jours (ou 288 jours pour un horaire sur 6 jours).

Concrètement, cela signifie qu'un salarié nouvellement embauché peut, avec l'accord de l'employeur, prendre les congés acquis sans attendre la fin de la période de référence (généralement fixée du 1er juin au 31 mai). Un salarié cadre embauché le 2 février 2015, peut ainsi prétendre à la prise de 5 jours de repos la semaine de Pâques, alors même qu'il se trouverait encore en pleine période d'essai. Un salarié a temps partiel bénéficie des mêmes droits.

Pour les employeurs, cela implique qu'ils doivent mettre à jour leurs logiciels de gestion des ressources humaines et/ou de paye, en tenant compte de cette nouvelle règle de calcul des droits acquis.

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A quelle date le salarié peut-il prendre ses congés payés ?

Selon l'article L3141-12 du Code du travail, les congés payés peuvent être pris dès l'ouverture des droits, sans préjudice des articles L3141-13 à L3141-20, relatifs aux règles de détermination par l'employeur de la période de prise des congés et de l'ordre des départs et aux règles de fractionnement du congé.

En l'absence de dispositions conventionnelles ou d'usage dérogatoires, l'ordre des départs en congé est fixé par l'employeur après avis des représentants du personnel, s'ils existent, en tenant compte de la situation familiale des bénéficiaires et de leurs éventuelles activités complémentaires chez un autre employeur.

C'est ainsi par exemple que les conjoints et les personnes liées par un pacte civil de solidarité qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané s'il en font la demande (article L3141-15 du Code du travail), ou que les salariés parents sont privilégiés pour les dates de congés fixés pendant les vacances scolaires de leurs enfants.

L'ordre et la date du départ doivent être communiqués par l'employeur à chaque salarié et affichés au moins un mois à l'avance. Une fois fixée, cette date s'impose (sauf circonstances exceptionnelles).

Règles applicables à la durée des congés

Rappelons que les jours ouvrables sont constitués de tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire (habituellement le dimanche) et les jours fériés légaux (habituellement chômés en entreprise).

Les jours ouvrés, en revanche, correspondent aux jours où l'entreprise est effectivement ouverte. Par exemple, si les salariés travaillent du lundi au vendredi, jours d'ouverture de l'entreprise, il faut dénombrer 5 jours ouvrés.

Pour le calcul de la durée du congé, l'article L3141-7 du code du travail prévoit que soit arrondi au nombre entier immédiatement supérieur la durée du congé si le nombre de jours ouvrables obtenu n'est pas un nombre entier.

La prise des congés impose de respecter certaines règles précises :

  • en principe, un salarié a droit à un maximum de 24 jours ouvrables de congés d'affilée (sauf dans certaines circonstances, la 5ème semaine doit être donnée à part - article L3141-17 du Code du travail) ;

  • le congé ne dépassant pas 12 jours ouvrables doit être continu (article L3141-18 du Code du travail) ;

  • un congé de plus de 12 jours ouvrables peut être fractionné par l'employeur avec l'accord du salarié (ou des délégués du personnel s'il s'agit d'une fermeture de l'entreprise) ;

  • 12 jours de congés doivent être pris en continu entre deux repos hebdomadaires entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf accord collectif permettant la prise de tout ou partie de ces 12 jours en dehors de cette période (article L3141-19 du même code) ;

  • l'employeur peut imposer le fractionnement de la 5ème semaine, pour permettre la fermeture de l'entreprise ;

  • des congés payés supplémentaires peuvent être accordés en fonction de la convention collective applicable, du statut du travail, d'un accord d'entreprise (ex : lorsque la durée hebdomadaire du travail est supérieure à la durée légale) ou en fonction des dates des jours de congés payés pris (article L3141-19 du même code).

Congés payés et mandat représentatif

Pendant les congés payés, le mandat d'un représentant du personnel n'est pas suspendu. Dès lors, il peut être amené à assister à une réunion de l'instance et interrompre son congé.

La question s'est posée de savoir si les avantages accordés par une convention collective aux salariés qui interrompent leurs vacances pour reprendre leur travail, lorsqu'il y a urgence (ex : ouvrier de maintenance qui doit intervenir sur un appareil de production faisant partie d'une chaine), devaient également profiter aux représentants du personnel ?

Selon la Cour de cassation, dans un arrêt du 26 juin 2013 (n°12-13368) la convocation d'un salarié à une réunion du comité d'entreprise devant se tenir pendant ses congés constitue un rappel exceptionnel pour les nécessités du service.

Dès lors, si la convention collective prévoit que lorsque les nécessités de son service rendent indispensable le rappel exceptionnel d'un salarié avant l'expiration de son congé, il lui sera accordé un congé supplémentaire de 2 jours ouvrables, auxquels s'ajouteront les délais de route aller et retour et le temps de congé restant à courir, alors le représentant du personnel a également droit à cet avantage.

Dans cette affaire, la convocation d'un salarié à une réunion du comité d'entreprise devant se tenir pendant ses congés constitue un rappel exceptionnel pour les nécessités du service, qui ouvre droit à l'octroi de jours de congés supplémentaires dès lors que le salarié y assiste.

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