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Formalités à accomplir par l'employeur lorsqu'il apprend le décès d'un salarié

Le 29/07/2015, par Chloé Vialle, dans Social / Rupture du Contrat.

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Votre salarié est absent, il ne répond pas au téléphone ni à vos messages... que faire lorsque vous apprenez son décès par un membre de sa famille.

Plan détaillé :

  1. Introduction
  2. La gestion d'un décès sur le plan juridique

Introduction

Le décès d'un employé appartenant à l'effectif de la société peut être difficile à gérer, tant pour l'équipe dirigeante, que par les collègues de travail (par exemple, s'il s'agit d'un salarié senior dans l'entreprise, ou encore s'il occupait un poste clé).

Outre l'accomplissement de certaines formalités de nature administrative et juridique, l'employeur ne doit pas négliger le côté émotionnel d'un tel événement (notamment lorsqu'il s'agit d'un suicide ou d'un homicide), en contactant au besoin la médecine du travail afin d'obtenir des conseils (ex : mise en place d'une cellule psychologique).

La gestion d'un décès sur le plan juridique

La rupture du contrat de travail

Le décès d'un salarié constitue un motif de rupture du contrat de travail assimilé à un cas de force majeure (articles L1231-1 et L1243-1 du Code du travail, notamment).

En principe, l'employeur n'a aucune indemnité de rupture à verser aux héritiers du salarié, car le décès n'est pas de son fait. Toutefois, lorsque le contrat de travail est rompu avant que le salarié ait pu bénéficier :

  • de la totalité des congés payés auquel il avait droit, ses ayants-droits reçoivent, pour la fraction de congé dont il n'a pas bénéficié, une indemnité compensatrice de congé.
    Elle est versée à ceux des ayants droit qui auraient qualité pour obtenir le paiement des salaires arriérés (article L3141-26 du Code du travail) ;

  • de la contrepartie obligatoire en repos à laquelle il a droit ou avant qu'il ait acquis des droits suffisants pour pouvoir prendre ce repos, ses ayants-droits reçoivent une indemnité en espèces dont le montant correspond à ses droits acquis.
    Elle est alors versée à ceux des ayants droit qui auraient qualité pour obtenir le paiement des salaires arriérés (article D3121-14 du Code du travail ) ;

  • de la participation aux résultats de l'entreprise, ses ayants-droits peuvent demandée la levée anticipée des droits à tout moment (article R3324-23 du Code du travail).
    Il en est de même notamment pour la réserve spéciale (article D3324-39 du même code), le plan d'épargne d'entreprise (article R3332-29), etc.

  • de son salaire du mois en cours, l'employeur verse le salaire du mois, au prorata temporis du temps de travail effectué.

Dans tous les cas, l'employeur a l'obligation de verser les salaires, indemnités et primes dont il est redevable. Il doit établir le bulletin de paie et un solde de tout compte.

Les sommes sont versées par chèque bancaire aux ayants-droits munis d'un certificat d'hérédité, ou au notaire chargé de la succession. Il joint également au solde de tout compte, une attestation de salaire, ce qui permettra aux héritiers de faire valoir leur droits pour le calcul du capital décès versé par la caisse d'assurance maladie. En principe, l'employeur n'a pas d'autre formalité à effectuer pour l'attribution, le calcul et le versement du capital décès.

Pour les salariés décédés intervenus avant 2015, le montant du capital décès représente environ 3 mois de salaire de l'assuré, il doit être compris entre 380,40 euros et 9.510 euros. Pour les décès intervenus après le 1er janvier 2015, le capital décès est forfaitaire, et de 3.400 euros.

Par accord collectif, usage d'entreprise ou engagement unilatéral, l'employeur peut également être tenu de verser une rente au conjoint survivant ou aux orphelins du salarié décédé, rente soumise aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS.

L'information des organismes sociaux

L'employeur doit mentionner sur la DSN (déclaration sociale nominative) les sommes versées aux ayants-droit du salarié décédé.

Le registre du personnel est modifié afin d'indiquer que le salarié ne fait plus partie des effectifs de l'entreprise. L'employeur informe les organismes sociaux du décès du salarié (Urssaf, Pôle emploi, organisme de formation, médecine du travail, mutuelle d'entreprise, caisse de retraite, etc.).

Si l'entreprise a une activité à risque (ex : société qui travaille sur les virus) et que ses salariés font l'objet d'une surveillance médicale (risques biologiques), l'employeur doit immédiatement informer le médecin du travail du décès du salarié (article R4426-12 du Code du travail).

La fin de ses mandats électifs

Si le salarié était également un représentant du personnel (un délégué du personnel, un membre du CE, un conseil prud'homme, par exemple), son mandat prend fin avec son décès. Son suppléant prend ses fonctions (articles L2314-26 et L2324-24 du Code du travail).

Autres conséquences

Si le salarié était exposé à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels, l'employeur peut être amené à fournir aux ayants-droits, une copie de la fiche individuelle d'exposition.

Si le décès peut être lié au lieu ou à la nature du travail du salarié décédé, l'employeur peut être condamné, par la justice, à verser des indemnités aux ayants-droits du défunt.

Si un licenciement ou une rupture conventionnelle ont été notifié avant le décès du salarié, l'employeur devra verser l'indemnité de rupture du contrat de travail.

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