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Gestion des e-mails et optimisation de la messagerie au travail

Le 17/12/2012, par La Rédaction de Net-iris, dans Technologies / Technologie & Communications.

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Trop d'e-mails pénalise l'intérêt de la messagerie électronique et constitue une perte de temps lorsque la messagerie est utilisée de manière non-productive.

Introduction

Plus de 6 salariés sur 10 ayant accès à leurs courriels professionnels hors du bureau les consultent régulièrement le soir ou en vacances, faute d'avoir le temps de le faire pendant leur temps de travail.

En 2012, 26% des salariés passent plus d'une heure par jour à traiter leurs e-mails, sachant que 7% d'entre eux déclarent y consacrer plus de 2 heures, selon un sondage BVA sur "les salariés et le stress technologique".

Pour la moitié des 1.000 salariés interrogés, du 10 au 18 septembre dernier, la gestion des e-mails est une source de stress et dans la même proportion, ils déclarent que les e-mails reçus au travail ne sont pas vraiment utiles, d'où un sentiment de perte de temps.

Si l'on s'attache à évaluer l'impact de l'e-mails sur la qualité de la vie au travail, on se rend compte que 45% des salariés déclarent que la réduction du nombre d'e-mails reçus serait bénéfique, ce taux grimpant à 59% chez les salariés recevant plus de 20 e-mails par jour.

L'usage de l'e-mail professionnel en 2012

Quelques données récapitulatives :

  • 26% des utilisateurs consacrent plus d'une heure par jour à la gestion de leur boîte de réception ;
  • 24% des utilisateurs traitent leurs e-mails immédiatement et 62% dans la journée ;
  • 49% des salariés déclarent souffrir de surcharge informationnelle ;
  • 59% des salariés recevant plus de 20 mails par jour estiment qu'une réduction des e-mails reçus améliorerait leur qualité de vie au travail ;
  • 48% des personnes interrogées considèrent que la consultation des e-mails hors cadre professionnel, constitue une source de stress.

Comment remédier au surcroît d'e-mails au bureau ?

Si la messagerie électronique offre des avantages évidents en terme de rapidité d'envoi d'information et de documents, d'échanges constructifs et constitue un support indispensable pour le fonctionnement de nombreuses entreprises, elle peut aussi s'avérer être une source de perte de temps si ces potentialités techniques et organisationnelles sont mal exploitées.

Les entreprises et leurs salariés peuvent améliorer l'usage de la messagerie électronique dans un cadre professionnel en :

  • limitant la dépendance à la messagerie,
  • évitant la surcharge informationnelle,
  • réduisant les conflits entre salariés, liés à l'usage de l'e-mails pas toujours très explicite,
  • réduisant les risques psychosociaux liés à l'usage du courriel.

Rappelons qu'en application de l'article L2323-27 du Code du travail, le Comité d'entreprise est informé et consulté sur les problèmes généraux intéressant les conditions de travail résultant de l'organisation du travail, de la technologie, des conditions d'emploi, de l'organisation du temps de travail, des qualifications et des modes de rémunérations. Il est chargé d'étudier, avec le concours du CHSCT, les incidences sur les conditions de travail des projets et décisions de l'employeur dans ces domaines et de formuler des propositions.

Recommandations à l'intention des responsables d'entreprise

L'élaboration d'une Charte d'utilisation de la messagerie électronique dans l'entreprise facilite le travail de tous les collaborateurs, apaise les tensions individuelles liées à l'usage de l'e-mail et améliore la performance des salariés.

L'employeur ou son directeur des ressources humaines peut opter pour une série de recommandations selon les fonctionnalités de l'outil (envoi d'un message, réception d'un message, etc.) ou pour une charte qui développe les fonctionnalités de l'e-mail selon les enjeux utilisateurs (limiter le stress, limiter la surcharge, etc.), sachant qu'il est préférable de dissocier les usages en fonction de la catégorie des employés (salariés, managers).

Conformément à l'arrêt Coca-Cola du 15 décembre 2010, la charte, dès lors qu'elle comporte des obligations générales et permanentes, doit répondre aux mêmes exigences d'adoption que le règlement intérieur, à savoir :

  • la consultation du Comité d'entreprises ou à défaut des délégués du personnel et, le cas échéant, du CHSCT
  • l'information auprès de l'ensemble des salariés.

Soulignons qu'en 2011, l'observatoire de la responsabilité sociétale des entreprises avait dressé une série de recommandations "pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises", qui est toujours d'actualité, et dont voici la teneur.

Exemples de charte d'utilisation de l'e-mail en entreprise

Une charte d'utilisation de l'e-mail en entreprise peut être élaborée pour reprendre un ou plusieurs des objectifs suivants :

Pour améliorer l'usage de l'e-mail

Objectif 1 : Limiter la perte de temps

  • Exploiter les fonctionnalités du média
  • Etre précis dans sa communication

Objectif 2 : Limiter la dépendance à l'e-mail

  • Limiter le nombre d'interruptions
  • Limiter l'accessibilité "à tout prix"

Objectif 3 : Limiter la surcharge informationnelle

  • S'interroger sur la pertinence du média utilisé
  • Indiquer de manière explicite l'objet du message
  • Traiter l'information méthodiquement
  • Ne pas abuser des pièces jointes
  • S'interroger sur le(s) destinataire(s) principal(aux) du message
  • Utiliser avec modération les fonctions "copie conforme" et "copie cachée"

Objectif 4 : Limiter le conflit

  • Etre vigilant sur le contenu du message (indiquer de manière explicite l'objet du message rigueur formelle dans la rédaction d'un message)
  • Etre vigilant sur l'utilisation du média (ne pas utiliser la messagerie à des fins extra-professionnelles ou pour des motifs prohibés par la loi)
  • S'interroger pour répliquer la liste de diffusion utilisée par l'expéditeur

Objectif 5 : Limiter le stress

  • S'interroger sur le moment le plus opportun pour l'envoi d'un message
  • Ne pas créer de sentiment d'urgence
  • Etre vigilant dans la communication des résultats de collaborateurs

Objectif 6 : Faciliter la personnalisation des échanges

  • S'identifier et identifier son destinataire (s'assurer de la pertinence du choix des destinataires du message)
  • Personnaliser l'échange.

© 2012 Net-iris

   

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