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Le registre unique du personnel

Le 03/03/2014, par Etienne Nicolas, dans Social / Droit du Travail.

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Le registre unique du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise.

Introduction

La tenue d'un registre unique du personnel fait partie des obligations de l'employeur, au même titre que la tenue de certains registres, comme le livre de paie, le registre du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), ainsi que le registre des délégués du personnel.

Comme l'a rappelé la Cour de cassation, dans un arrêt du 26 février 1992, "le seul moyen officiel de connaître les modifications du personnel dans une entreprise est la consultation du registre unique du personnel". Ce registre est même une moyen pour l'employeur de prouver qu'il a satisfait à ses obligations en matière de priorité de réembauche (Cass/ Soc. 23 juin 2009, n°07-44640).

Tout les employeurs sont concernés, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif.

L'employeur qui ne satisfait pas à l'obligation de tenir ce registre s'expose à des sanctions pénales. De ce fait, il convient de bien connaître certaines règles, relatives à la tenue de ce registre unique du personnel.

Signalons également que l'employeur doit tenir le registre unique du personnel à la disposition des délégués du personnel et de l'inspecteur du travail en cas de contrôle (article L1221-15 du Code du travail), mais pas à la disposition d'un délégué syndical (Cass / Soc. 26 février 1992, n°89-45456).

Les informations contenues dans le registre

Aux termes de l'article L1221-13 du Code du travail, un registre unique du personnel (RUP) est tenu dans tout établissement ou sont employés des salariés, indépendamment du registre des conventions de stage mentionné à l'article L612-13 du Code de l'éducation, à savoir, le registre des conventions de stage obligatoirement tenu par l'entreprise qui accueille des stagiaire (à noter que la réforme de la formation professionnelle prévoit la fusion des deux registres, de sorte que les stagiaires seront mentionnés sur le RUP, si le texte est définitivement adopté).

La tenue d'un registre unique du personnel est donc obligatoire dans tout les établissements de l'entreprise.

L'employeur doit inscrire les noms et les prénoms des salariés, dans l'ordre des embauches. Il convient d'être très attentif, car l'article précise que ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauche, et de façon indélébile.

De plus, des indications complémentaires doivent être portées sur le registre, soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement. Il s'agit de :

  • la nationalité ;
  • la date de naissance ;
  • le sexe ;
  • l'emploi ;
  • la qualification ;
  • des dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
  • lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ;
  • pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention "contrat à durée déterminée" ;
  • pour les salariés temporaires, la mention "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention " mis à disposition par un groupement d'employeurs " ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
  • pour les salariés à temps partiel, la mention " salarié à temps partiel " ;
  • pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention " apprenti " ou "contrat de professionnalisation".

La liste de ces indications complémentaires est contenue à l'article D1221-23 du Code du travail.

En outre, les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauche doivent être portées sur le registre unique du personnel au moment ou ceux-ci surviennent (article D1221-25 du Code du travail).

L'employeur doit conserver les mentions inscrites sur le registre unique du personnel pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant cinq ans, à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement (article R1221-26 du Code du travail).

Quelle forme doit prendre ce registre unique du personnel ?

Le Code du travail n'impose pas de forme particulière. Ainsi, la tenue du registre unique du personnel sur un support informatique est bien évidemment autorisée. Signalons cependant que dans ce cas, des garanties de contrôles et de conservation doivent être prévues par l'employeur. Le support doit être conçu et tenu de façon à obtenir, sans difficulté d'utilisation et de compréhension et sans risque d'altération, toutes les mentions obligatoires (articles D8113-2 et L8113-6 du Code du travail).

De plus, rappelons que la tenue du registre unique du personnel est dispensée de déclaration préalable auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), sous réserve bien entendu de respecter les conditions fixées par la délibération CNIL (n°2004-97) du 9 décembre 2004.

Le cas particulier des travailleurs étrangers

L'employeur qui embauche un travailleur étranger doit annexer la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers.

Cette copie doit être tenue à la disposition des délégués du personnel et des inspecteurs du travail, sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des ressortissants étrangers qui y sont employés, et, y compris en cas de recours à un support de substitution (article D1221-24 du Code du travail).

Les sanctions en cas d'infraction

La tenue du registre unique du personnel ne doit en aucun cas être prise à la légère !

En effet, le fait, pour l'employeur, de méconnaitre les dispositions du Code du travail, relatives au registre unique du personnel, est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, donc 750 euros par personne employée et non mentionnée sur le registre unique du personnel (articles R1227-7 du Code du travail et 131-13 du Code pénal).

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