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Modalité de remboursement du salaire versé au Conseiller prud'homal

Le 28/08/2014, par Carole Girard-Oppici, dans Social / Droit du Travail.

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Conditions et formes dans lesquelles l'employeur demande à l'Etat le remboursement du salaire versé à un salarié pour ses activités au conseil des prud'hommes.

Plan détaillé :

  1. Introduction
  2. Le processus de remboursement du salaire

Introduction

Lorsqu'une entreprise emploi un salarié conseiller prud'homme, qui s'absente pour l'exercice de ses activités prud'homales, elle continue de lui verser une rémunération. L'Etat procède au remboursement du salaire correspondant à l'activité prud'homale :

  • soit à l'employeur sous forme de remboursement du salaire ainsi que de l'ensemble des avantages et des charges sociales correspondantes lui incombant,
  • soit directement au conseiller sous forme de vacations.

C'est l'article D1423-59 du Code du travail qui prévoit le principe du maintien du salaire du conseiller salarié pour l'exercice de ses fonctions prud'homales pendant le temps de travail. En dehors de ce temps de travail, le conseiller reçoit des vacations.

L'employeur est remboursé mensuellement par l'Etat des sommes dues au titre du maintien du salaire de son employé, membre d'un conseil de prud'hommes. L'employeur formule sa demande de remboursement mensuel pour l'exercice des fonctions prud'homales au moyen du formulaire Cerfa n°13705*01.

Le processus de remboursement du salaire

Dans les 8 jours de l'installation d'un salarié comme conseiller prud'homme, le greffier en chef, directeur de greffe, en informe l'employeur. La demande de remboursement du salaire, des avantages et des charges sociales est à envoyer chaque mois par l'entreprise au vu d'un état, établi par ses soins et contresigné par le salarié.

Selon la circulaire du 31 juillet 2014 relative à l'indemnisation des conseillers prud'hommes, pour obtenir le remboursement, l'employeur doit mentionner l'ensemble des absences de l'entreprise justifiées par l'activité prud'homale de l'intéressé et ayant donné lieu au maintien du salaire. S'il ne fait pas la demande, il n'est pas remboursé.

L'état descriptif doit comprendre en outre tous les autres éléments nécessaires au calcul du montant des sommes à rembourser et indiquer notamment :

  • celles dues au titre du maintien du salaire avec indication de la part remboursable des heures supplémentaires ;
  • celles dues au titre du maintien des avantages afférant au salaire ;
  • celles dues au titre des charges sociales afférant au salaire qui incombent à l'employeur.

Le document doit être accompagné d'une copie du bulletin de paie.

La durée d'absence correspond à la durée de l'activité prud'homale sans qu'il y ait lieu d'arrondir à la demi-heure supérieure. Par ailleurs, les temps de transport entre le lieu de travail ou le domicile et le conseil, ou inversement, sont pris en considération pour le maintien du salaire. Ils doivent apparaître sur la demande de remboursement du salaire.

A savoir :

  • le directeur de greffe n'a pas à délivrer d'attestation à l'employeur pour justifier les heures d'activité prud'homale d'un conseiller salarié ;
  • pour le calcul des indemnités versées au titre des articles D1423-56 et D1423-57 du Code du travail, toute demi-heure entamée est due. Ce décompte ne s'applique donc pas au salarié pendant ses heures de travail puisqu'il relève des dispositions relatives au maintien du salaire et au remboursement à l'employeur ;
  • les remboursements de salaires ne concernent chaque fois que les sommes effectivement versées pendant le mois considéré et figurant sur le bulletin de salaire joint à la demande ;
  • en aucun cas, les indemnités ne peuvent être payées par l'Etat par anticipation.

Lorsque la durée du travail est supérieure à 35H

Lorsque l'horaire de travail est supérieur à la durée légale, la charge des majorations pour heures supplémentaires est répartie entre l'Etat et les employeurs. Cette répartition est réalisée proportionnellement au temps respectivement passé par le conseiller prud'homme auprès de l'entreprise et auprès du conseil.

Ce remboursement est réalisé au vu d'une copie du bulletin de paie et d'un état établi par l'employeur, contresigné par le salarié.

En cas d'arrêt maladie du salarié

Lorsqu'un conseiller prud'homme est en arrêt de travail pour maladie ou accident, il ne peut exercer ses fonctions pendant cette période. Il informe le greffe du conseil de sa situation et de la date de reprise du travail.

De même, un conseiller prud'homme exerçant des fonctions syndicales ne peut confondre son crédit d'heures de délégation et son service au conseil de prud'hommes. Ce régime est également applicable aux salariés travaillant à domicile.

En cas d'accomplissement d'heures supplémentaires

Lorsque le temps de travail est supérieur à la durée légale du travail, la charge des majorations pour heures supplémentaires est répartie entre l'Etat et les employeurs proportionnellement au temps passé par le conseiller prud'homme salarié respectivement auprès de l'entreprise et du conseil.

La part remboursée de l'heure supplémentaire est calculée selon les modalités suivantes :

  • H est le nombre d'heures de travail réellement effectuées dans le mois,
  • Hp est le nombre d'heures effectuées au service du conseil de prud'hommes pendant le temps de travail,
  • h est le taux de majoration d'une heure supplémentaire,
  • le montant R du remboursement par l'Etat à l'employeur est donné pour chaque heure de travail supplémentaire par la formule suivante : R = (h x Hp) / H

Le conseiller n'est tenu de se rendre à son entreprise avant de siéger au conseil ou d'y retourner après avoir siégé que pour effectuer une durée de travail supérieure à une demi-heure, temps de transport déduit.

De même, lorsque le conseiller salarié doit participer à plusieurs audiences dans la même journée, il est prévu qu'il retourne à son entreprise entre deux audiences uniquement pour effectuer une durée de travail supérieure à une demi-heure, une fois le temps de transport déduit.

Les charges et avantages remboursés

Les employeurs ont la possibilité de solliciter de l'Etat le remboursement des salaires et accessoires payés au conseiller salarié pour la durée de ses absences de l'entreprise ainsi que les charges patronales qui s'y rattachent. Les avantages afférents aux salaires comprennent notamment les droits relatifs :

  • aux congés payés,
  • à la retraite,
  • à la protection sociale,
  • à l'ancienneté,
  • aux primes.

Ne sont pas remboursables les sommes dont le salarié n'aura pas effectivement bénéficié ou qui ne constituent pas strictement une charge sociale liée au salaire. Ainsi ne peuvent donner lieu à remboursement :

  • les charges qui ont une nature fiscale (taxe professionnelle, taxe d'apprentissage, taxe sur les salaires),
  • la participation des employeurs au développement de la formation professionnelle,
  • les subventions versées au Comité d'Entreprise,
  • les prestations servies par le CE,
  • les frais professionnels.

Délai maximal pour effectuer la demande

L'article L1442-6 du Code du travail prévoit que la demande de remboursement aux employeurs des salaires maintenus aux conseillers prud'hommes du collège salarié, ainsi que des avantages et des charges sociales correspondants, est adressée au greffe du conseil de prud'hommes, avant la fin de l'année civile qui suit l'année de l'absence du salarié de l'entreprise. A défaut, la demande de remboursement est prescrite.

Notons que la circulaire précise également les conditions particulières de remboursement de l'employeur, lorsque le salarié conseiller prud'hommes est :

  • en travail posté de jour,
  • employé en service continu ou discontinu posté effectué de nuit,
  • rémunéré à la commission (fixe + commission),
  • au forfait jour.

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