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Syndic de copropriété : missions et responsabilités

Le 12/02/2016, par Chloé Vialle, dans Civil / Immobilier.

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Le rôle du syndic est de gérer la copropriété au quotidien et d'exécuter les décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires.

La copropriété, réglementée par la loi du 10 juillet 1965 (1) et le décret du 17 mars 1967 (2) modifiés, fonctionne avec trois acteurs aux rôles différents :

  • le syndicat de copropriété composé de l'ensemble des copropriétaires qui se réunissent en assemblée générale ;
  • le syndic qui exécute les décisions prises par l'assemblée générale et assure la gestion courante de l'immeuble ;
  • le conseil syndical, composé de copropriétaires élus, qui assiste et contrôle le syndic dans sa gestion, tout au long de l'année.

Toute copropriété doit avoir un syndic, qui peut être un professionnel ou non-professionnel (copropriétaire bénévole ou sous forme coopérative). Il est le représentant légal de l'assemblée générale des copropriétaires, par un contrat de mandat à durée déterminée. Il est désigné par un vote en assemblée générale. La loi Alur du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et urbanisme rénové prévoit qu'à compter du 1er juillet 2015, tout contrat de syndic conclu ou renouvelé doit être conforme à un modèle type.

Le syndic a pour mission d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions prises en assemblée générale, d'administrer l'immeuble, de tenir la comptabilité du syndicat et de représenter le syndicat de copropriétaires.

Dans un arrêt du 16 septembre 2015 (3), la Cour de cassation est venue préciser que le nouveau syndic d'une copropriété peut agir en justice en son nom contre l'ancien syndic pour obtenir la remise des documents et fonds du syndicat, sur le fondement de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965. En l'espèce, l'ancien syndic refusait de remettre au nouveau syndic les documents concernant le syndicat. Il contestait l'action en justice du syndic nouvellement désigné, arguant du défaut d'autorisation du syndicat des copropriétaires pour introduire cette action.

La Cour de cassation rappelle, dans un arrêt en date du 3 décembre 2015 (5), qu'une question qui n'est pas inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale ne peut donner lieu à une prise de décision de la part des copropriétaires. En l'espèce, le mandat d'un syndic bénévole n'a pas été renouvelé lors de l'assemblée générale. Les autres copropriétaires ont alors désigné un copropriétaire à ces fonctions, pour 3 mois, afin que ce dernier convoque une nouvelle assemblée pour la nomination d'un syndic professionnel. L'assemblée générale ne délibère donc valablement que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et les copropriétaires ne peuvent, lorsqu'ils décident de ne pas renouveler le mandat du syndic, désigner un nouveau syndic si cette question n'a pas été inscrite à l'ordre du jour.

Par ailleurs, le syndic conseille, assiste et informe le syndicat des copropriétaires.

Enfin, il est responsable devant le syndicat de la bonne exécution de la mission qui lui est confiée.

>> Pour bien gérer les relations en copropriété, consultez le dossier Copropriété & Syndic.

Les missions du syndic

Le syndic est mandaté par le syndicat des copropriétaires. Il assure la gestion administrative, technique, financière et comptable de la copropriété.

Gestion administrative

Le syndic doit assurer la gestion administrative de la copropriété, il est donc tenu de :

  • exécuter les décisions prises par l'assemblée générale et s'assure du respect du règlement de copropriété ;
  • conserver l'ensemble des documents relatifs à la copropriété et tient à jour la liste de tous les copropriétaires ;
  • convoquer au moins 1 fois par an les copropriétaires à une assemblée générale ;
  • soumettre au vote des copropriétaires lors de l'assemblée générale certaines points :
    - toute convention passée entre le syndicat et le syndic ou une personne ou une entreprise liée directement ou indirectement au syndic, en précisant la nature des liens qui rendent nécessaire l'autorisation de la convention ;
    - la décision de confier les archives de la copropriété à une entreprise spécialisée ;
    - la décision de souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre, à la majorité simple. En cas de refus de l'assemblée générale, l'assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires ;
    - la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs ;
  • assurer l'information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l'assemblée générale ;
  • représenter le syndicat des copropriétaires en justice ;
  • inscrire la copropriété au registre d'immatriculation et réaliser une fiche synthétique.

Gestion technique

Le syndic doit assurer la gestion technique de la copropriété, il est donc tenu de :

  • administrer l'immeuble, pourvoir à sa conservation, sa garde et à son entretien. Cette mission générale le conduit à faire réaliser les réparations courantes et les travaux urgents nécessaires, à veiller à l'approvisionnement en combustible, eau, électricité, gaz…
  • conclure au nom du syndicat divers contrats : police d'assurance, recrutement du personnel de la copropriété, contrats de fournitures de combustible ;
  • établir, tenir à jour et mettre à disposition des copropriétaires le carnet d'entretien de l'immeuble ;
  • avant la tenue de l'assemblée générale, mettre à disposition des copropriétaires une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectif ;
  • pour le syndic professionnel, à partir du 1er janvier 2015, il proposera aux copropriétaires et au conseil syndical, un accès en ligne sécurisé aux documents relatifs à la gestion de l'immeuble, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité absolue.

Gestion comptable et financière

Le syndic est tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété, il est donc tenu de :

  • établir le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical ;
  • établir les comptes du syndicat et les annexes ;
  • tenir la comptabilité du syndicat en faisant apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat. À ce titre, il assure le recouvrement des charges ;
  • ouvrir un compte séparé pour les fonds de la copropriété et un second lorsqu'un fonds de travaux a été constitué.

La responsabilité du syndic

En tant que mandataire des copropriétaires, le syndic est responsable des fautes qu'il commet dans sa gestion, civilement comme pénalement, et ce qu'il soit syndic professionnel ou syndic non-professionnel.

En effet, dans l'hypothèse où il commet une négligence ou une défaillance qui porte préjudice à un ou plusieurs copropriétaires ou à un tiers, il sera civilement responsable. De même, le syndic peut voir sa responsabilité pénale engagée, en cas de détournement de fonds par exemple.

Lorsque le syndic est bénévole, les tribunaux sanctionnent en général moins lourdement les fautes commises.

La mise en concurrence des contrats de syndic

La mise en concurrence des syndics lors de chaque désignation est devenue obligatoire avec la loi ALUR du 24 mars 2014. Cette mise en concurrence était effectuée par le conseil syndical.

La loi Macron du 6 août 2015 est venue réduire cette obligation : depuis le 6 novembre 2015, la mise en concurrence n'est plus systématique lors de la désignation du syndic, mais doit avoir lieu tous les 3 ans (cette périodicité correspondant à la durée maximale d'un contrat de syndic).

De plus, l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 (1) prévoit désormais une possibilité de dispense. L'assemblée générale annuelle qui précède celle appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic après mise en concurrence obligatoire peut décider à la majorité absolue de tous les copropriétaires d'y déroger.

Obligation de comptes bancaires séparés dans les copropriété

Le syndic a obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat.

Depuis la loi Alur du 24 mars 2014, de nouvelles règles d'ouverture du compte séparé sont prévues, applicables depuis le 24 mars 2015 et pour les mandats en cours à compter de leur renouvellement.

Avant cette date, les règles antérieures demeurent applicables : en effet, jusqu'au 25 mars 2015, un compte bancaire ou postal dédié à la copropriété et au nom du syndicat doit être ouvert par le syndic. Lorsque le syndic est professionnel, les copropriétaires peuvent en décider autrement par un vote en assemblée générale à la majorité absolue. Si le syndic n'a pas procédé à l'ouverture du compte séparé à l'expiration du délai de 3 mois suivant sa désignation, son mandat de syndic est nul. Les actes que le syndic aurait passés au nom du syndicat avec des tiers de bonne foi, demeurent néanmoins valables.

Avec la loi Alur, depuis le 24 mars 2015, seules les copropriétés de moins de 15 lots administrées par un syndic professionnel peuvent décider de ne pas ouvrir de compte séparé, les autres copropriétés (plus de 15 lots gérées par un syndic professionnel et celles gérées par un syndic bénévole) ne peuvent plus déroger à cette obligation.

Notons que lorsque un même syndic gère plusieurs syndicats, une saisie-attribution ne peut pas être effectuée sur son compte unique. A défaut de compte séparé ou de sous-compte distinct ouvert au nom de chaque syndicat des copropriétaires, une banque peut refuser une saisie-attribution à un copropriétaire, titulaire d'une créance à l'égard du syndicat de la copropriété (4).

Sources : ANIL- Agence nationale pour l'information sur le logement
(1) Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
(2) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
(3)
Cass. Civ. 16 septembre 2015, n°14-22419
(4) Cass. 3e civ. 30 septembre 2015, n°14-20829
(5) Cass. 3e civ. 3 décembre 2015, n° 14-25583

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