La procédure civile électronique, une réalité pour 2008 ?

Au milieu de l'averse de réformes qui s'abat depuis quelques mois sur le monde judiciaire, il en est une, peut-être moins médiatique que d'autres, qui ne manquera pas de retenir l'attention de tout Avocat à l'activité plaidante quelque peu marquée.

Au lendemain de sa nomination au poste de Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, Mme Rachida DATI a en effet insufflé au "plan de développement des nouvelles technologies dans les juridictions", en phase de gestation depuis l'année 2005, une seconde jeunesse résultant à la fois d'une volonté politique énergiquement affirmée et de moyens matériels et financiers enfin adaptés aux enjeux d'un tel programme.

Les deux grands axes de développement de ce plan ont été définis dans une circulaire en date du 17 juillet 2007 (circulaire ministérielle n° 200700080460) :

"Dès le 1er janvier 2008, les cours d'appel et les tribunaux de grande instance seront dotés de serveurs et scanners performants permettant la numérisation des procédures pénales afin d'en faciliter le traitement et la consultation ainsi que la transmission des copies aux avocats par la voie du RVPA"…

"Dès le 1er janvier 2008 également, le module de communication électronique avec les avocats (COMCI) sera implanté dans toutes les juridictions sur des serveurs dédiés".

En association avec le Conseil National des Barreaux, dont on verra qu'il est un acteur prépondérant de ce plan de modernisation, la chancellerie a organisé le 1er octobre dernier à Aix-en-Provence une réunion de travail à l'attention des magistrats, membres des greffes et des barreaux des tribunaux de grande instance dans les ressorts des Cours d'appel d'Aix-en-Provence, Nîmes, Montpellier et Bastia, destinée à présenter les modalités concrètes d'application de cette vaste réforme.

Par ailleurs, une convention a été signée le 28 septembre dernier entre le ministère et le C.N.B, afin de préciser certains des aspects concrets de cette "révolution numérique judiciaire" annoncée (document téléchargeable).

Un rapide tour d'horizon s'impose donc pour faire le point de ce qui sera peut-être un bouleversement de la pratique judiciaire à l'horizon de 2008.

Le lecteur sera peut-être surpris d'apprendre que la réflexion sur les moyens de moderniser la pratique judiciaire en lui faisant profiter des nouvelles techniques de communication avait donné lieu dès l'année 2005 à une convention conclue entre le ministère de la justice et le conseil national des barreaux, passée en grande partie inaperçue.

Il est vrai que, mis à part certaines (timides) incursions dans le domaine de la numérisation des procédures pénales, la pratique judiciaire est une adepte inconditionnelle du "tout papier" et de ce point de vue le quotidien au sein des cabinets d'avocats a peu varié depuis des décennies.

Cette première approche avait toutefois donné lieu à la mise en place d'un système de communication électronique entre les greffes et le barreau dans quelques tribunaux "pilotes", notamment à Lille, qui ont en quelque sorte servi d'incubateurs à la vaste réforme aujourd'hui engagée.

À ce titre, on ose espérer que l'intention affirmée de généraliser les procédés d'échanges électroniques à l'ensemble des tribunaux de grande instance en l'espace de six mois, là où quelques tribunaux avaient été équipés en deux ans, est fondée sur les expériences acquises pendant cette première phase…

A l'analyse, le "plan de développement des nouvelles technologies dans les juridictions", éclairé par la convention Ministère-CNB du 28 septembre 2007, apparaît être le fruit des expériences accumulées à l'occasion de ces test grandeur nature, et aboutit dans sa mise en oeuvre à une intéressante partition à trois impliquant tout à la fois les greffes des juridictions, les Ordres des Avocats et le CNB…

1 - Du côté des greffes…

a) Le volet pénal

Sur le plan de la procédure pénale, la réforme tend essentiellement à généraliser et systématiser le recours à la procédure numérisée.

Dans l'attente de procédures entièrement dématérialisées, ce qui ne sera possible que lorsque les logiciels utilisés par les services de police et de gendarmerie seront rendues compatibles avec les logiciels utilisés par les greffes, des outils modernes de numérisation de masse vont être installés dans chaque tribunal de grande instance.

La réforme vise à permettre l'accès à des numérisations dites "intelligentes" c'est-à-dire livrées sous forme de fichiers texte et non pas d'images de scanner, après le passage dans des logiciels de reconnaissance optique de caractères (opération dite "d'océrisation", néologisme doublement barbare puisqu'il est fondé sur la séquence anglaise OCR pour Optical Caracter Recognition. On aurait à la limite préféré l'invention du mot "rocisation", à partir de la séquence en français ROC pour Reconnaissance Optique de Caractères).

Toutefois, l'intelligence informatique ayant ses limites, la technique de ROC ne permet pas de traiter les documents manuscrits qui seront donc présents dans les procédures numérisées uniquement sous forme de fichier image - solution qui laisse entière la question de la lisibilité des certificats médicaux de victimes dans les procédures…

L'avantage de cette technologie est de générer des fichiers beaucoup moins volumineux que des images de scanner, et permettant une indexation, c'est-à-dire susceptibles d'être parcourus par des logiciels de traitement des données permettant des recherches rapides par mots-clés dans les procédures (par exemple, recherche dans une procédure criminelle de plusieurs tomes de tous les P.V où le nom de "UNTEL" apparaît).

Toutefois, on pourra objecter que ces "avantages" peuvent aboutir à des atteintes aux libertés individuelles, notamment en cas de recherches croisées dans des procédures distinctes (par exemple, recherche dans toutes les procédures existantes de tous les P.V dans lesquels "UNTEL" est nommé).

Ce risque est d'autant plus sérieux que, contrairement aux procédures civiles qui restent stockées matériellement dans des serveurs installés au sein des tribunaux de grande instance, et ne seront pas connectés entre eux, les procédures pénales font l'objet d'une centralisation nationale.

Un autre risque est inhérent à la production de procédures "océrisées" : les fichiers seront a priori facilement modifiables (par un simple traitement de texte), ce qui pourra éventuellement poser des problèmes d'altération du contenu en cas de "fuite" des documents vers des personnes mal intentionnées.

Sous ces réserves, les procédures pénales numérisées seront disponibles pour les avocats soit au travers du portail "E-barreau" (voir ci-dessous), soit sous forme d'un fichier gravé sur CD-ROM.

Il convient ici de relever un inconvénient lié à la dématérialisation des procédures, lorsqu'il s'agit pour l'Avocat de s'entretenir du dossier avec un client en détention provisoire.

Se pose alors la question de la manière dont le détenu va pouvoir prendre connaissance de la procédure dématérialisée.

Il semblerait qu'une pratique se soit instaurée dans certains centres pénitentiaires, dans lesquels un ou plusieurs ordinateurs disposant d'un CD-ROM sont mis à la disposition des avocats rendant visite à leurs clients détenus.

C'est là un aspect qui n'a semble-t-il pas été envisagé par la réforme, dans la mesure où la question du financement de ces ordinateurs doit être réglée au cas par cas entre les Ordres des avocats et le centre pénitentiaire concerné…

Un autre aspect qui mériterait d'être étudié réside dans l'impact "écologique" de la généralisation des procédures numérisées, eu égard aux économies de papier proprement monumentales au plan national qui en résulteront.

A signaler également que la réforme prévoit en outre la notification par voie électronique des actes d'instruction qui faisaient jusqu'alors l'objet d'un envoi par courrier recommandé aux Avocats : un passage régulier sur le portail "e-barreau" sera dès lors fortement recommandé pour ne pas laisser passer un délai éventuellement attaché à telle ou telle notification.

b) Le volet civil

Il s'agit de l'aspect le plus novateur de la réforme à venir.

Le terrain a été préparé par le décret "de procédure" n° 2005-1678 du 28 décembre 2005 qui a notamment inséré dans le nouveau code de procédure civile l'article 729-1 (« Le répertoire général, le dossier et le registre peuvent être tenus sur support électronique. Le système de traitement des informations doit en garantir l'intégrité et la confidentialité et permettre d'en assurer la conservation"), ainsi que les articles 748-1 et suivants :

748-1 : Les envois, remises et notifications des actes de procédure, des pièces, avis, avertissements ou convocations, des rapports, des procès-verbaux ainsi que des copies et expéditions revêtues de la formule exécutoire des décisions juridictionnelles peuvent être effectués par voie électronique dans les conditions et selon les modalités fixées par le présent titre.

748-2 : Le destinataire des envois, remises et notifications mentionnés à l'article 748-1 doit consentir expressément à l'utilisation de la voie électronique.

748-3 : Les envois, remises et notifications mentionnés à l'article 748-1 font l'objet d'un avis électronique de réception adressé par le destinataire, qui indique la date et, le cas échéant, l'heure de celle-ci.

748-4 : Lorsqu'un document a été établi en original sur support papier, le juge peut en exiger la production.

748-5 : L'usage de la communication par voie électronique ne fait pas obstacle au droit de la partie intéressée de demander la délivrance, sur support papier, de l'expédition de la décision juridictionnelle revêtue de la formule exécutoire.

748-6 : Les procédés techniques utilisés doivent garantir, dans des conditions fixées par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice, la fiabilité de l'identification des parties à la communication électronique, l'intégrité des documents adressés, la sécurité et la confidentialité des échanges, la conservation des transmissions opérées et permettre d'établir de manière certaine la date d'envoi et celle de la réception par le destinataire.

Ces 6 articles, issus de l'article 73 du décret précité ne seront en principe applicables qu'au 1er janvier 2009 ; toutefois, l'article 88 du décret prévoit la possibilité d'une application anticipée "dans le ressort des juridictions et pour les actes de procédure qu'il désigne, après approbation de conventions passées entre le président de la juridiction et une ou plusieurs catégories d'auxiliaires de justice et organisant le recours à la communication électronique dans les conditions prévues par cet article."

Il s'agit là d'un aspect important de la réforme impliquant fortement les Ordres des Avocats sur lequel nous reviendrons.

On notera enfin que l'article 749 du nouveau code de procédure civile, issu du même décret, assignait une vocation générale aux nouveaux modes de communication électronique, disposant que : "Les dispositions du présent livre s'appliquent devant toutes les juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière civile, commerciale, sociale, rurale ou prud'homale, sous réserve des règles spéciales à chaque matière et des dispositions particulières à chaque juridiction."

Or, dans son état actuel, le "plan" ministériel ne concerne, sur le plan civil, que les greffes des tribunaux de grande instance, et ne s'appliquera pas dans l'immédiat aux procédures devant les autres juridictions.

Cela étant posé, il convient de rappeler que les nouvelles technologies ont déjà largement investi les greffes des juridictions, le courrier électronique étant devenu depuis quelque temps déjà un mode de communication habituel entre magistrats.

La réforme porte donc principalement sur une ouverture des systèmes informatiques existant au sein des greffes vers un réseau dédié aux avocats, afin de rendre possible la dématérialisation des échanges entre le Greffe et les Avocats se faisant jusqu'à présent au moyen du papier (enrôlement, constitution, conclusions, demandes de délais, avis et injonctions de conclure, ordonnances et jugements…).

Concrètement, la réforme du 1er janvier prochain se traduira par l'installation physique dans l'enceinte de chaque tribunal de grande instance d'un serveur sécurisé sur lequel seront centralisées les données afférentes à la tenue du registre du tribunal et conservé l'ensemble des documents transmis par voie électronique.

Par ailleurs, les greffiers se verront dotés d'une nouvelle version du logiciel "Winci TGI" destiné à la gestion du rôle de chaque chambre de la juridiction, et au travers duquel ils assureront la gestion des échanges dématérialisés.

Cette nouvelle version permettra un couplage du logiciel avec un module de communication intitulé "COMci", permettant l'échange sécurisé d'informations entre le tribunal et les avocats inscrits à la procédure électronique, au travers d'un portail internet dédié aux Avocats, "E-barreau", géré par le C.N.B (voir ci-dessous).

Au vu des informations communiquées lors de la réunion de présentation du plan de modernisation, le greffe ne sera en mesure de communiquer qu'avec les Avocats du barreau dans le ressort du tribunal de grande instance considéré.

Il apparaît donc que le système ne remet pas en cause le principe de postulation.

Équipés de ces nouveaux outils, le greffe sera à même de traiter les demandes et les actes qui lui parviendront de la part des Avocats inscrits à la procédure électronique, et ce exclusivement dans le cadre qui aura été défini localement entre le Barreau et la Juridiction…

2 - Le Rôle des Ordres.

L'un des aspects incontestablement positifs de la réforme réside dans la relative souplesse de sa mise en oeuvre, le souhait du Ministère n'étant manifestement pas d'imposer une solution uniforme à l'ensemble des Barreaux.

Il est en effet prévu de largement tenir compte des usages locaux, dont on sait qu'ils peuvent considérablement varier d'un tribunal de grande instance à l'autre voire même d'une chambre à l'autre au sein d'un même TGI…

En pratique, les échanges électroniques entre les avocats et les greffes se feront au moyen de courriers électroniques transmis au travers du Réseau Privé Virtuel Avocats (RPVA) géré par le conseil national des barreaux, ces courriers électroniques devant répondre à toute une série de normes d'identification qui seront prises en compte par le service "e-barreau".

Il a toutefois été décidé, dans un souci de rationalisation de la tâche des greffiers, que le système d'échange électronique ne saurait concerner toutes sortes de messages, les greffes n'ayant en pratique qu'à prendre en considération que certaines catégories de demandes, préalablement établies.

Il appartiendra ainsi à chaque Ordre des Avocats de définir, en accord avec le Président du tribunal de grande instance auquel il est rattaché, la "nomenclature" des échanges entre les avocats et le greffe susceptibles d'être dématérialisés par la voie électronique.

Il s'agit là d'une opération essentielle qui permettra de personnaliser "l'intensité" de l'usage de la communication électronique d'un ordre à l'autre.

Par exemple, il paraît certain que chaque Ordre envisagera que la mise en état puisse être dématérialisée, et prévoira donc que les demandes formulées par les avocats dans le cadre de la mise en état (demande de délais, de clôture) ainsi que les bulletins de mise en état émis par le juge de la mise en état, soit échangés par voie électronique.

De même sera-t-il certainement communément admis que les conclusions et les jugements puissent être transmis par voie électronique.

En revanche, d'autres actes rythmant la procédure devant le tribunal de grande instance feront débat, entre les tenants de la communication papier et les partisans du tout dématérialisé.

Ainsi des actes d'enrôlement, des constitutions, des bordereaux de communication de pièces, des requêtes au juge de la mise en état… qu'il appartiendra ou non à la convention qui sera établie entre les ordres et les présidents de juridiction, d'intégrer dans la procédure électronique.

De même encore, ces conventions définiront-elles certaines "options par défaut" de la procédure électronique, notamment la délicate question de savoir si les modes dématérialisés seront exclusifs d'une communication "papier" ou si les deux modes pourront coexister au sein du cabinet "numérique".

On mesure l'importance de ces conventions à venir, qui subordonneront l'entrée en application de la procédure électronique dans chaque tribunal de grande instance.

Un large débat doit donc s'ouvrir tant au sein des juridictions qu'à l'intérieur du Barreau, de manière à ce que cette conventions traduisent le plus large consensus possible, et permettent de combler les attentes concrètes des confrères relativement à l'instauration de ces nouveaux modes de communication avec le Greffe.

Intervenant ainsi à l'origine de la mise en place de la procédure électronique, les Ordres d'Avocats auront par la suite pour mission de tenir à jour le fichier des Avocats inscrits à la procédure électronique auprès de chaque Barreau, fichier qui devra être communiqué dans sa version à jour au greffe du tribunal de grande instance et qui conditionnera la reconnaissance de chaque Avocat inscrit par les logiciels utilisés par le greffe…

L'on touche ici à un autre aspect, et non des moindres, de la réforme engagée.

En effet, l'adhésion à la procédure électronique n'a rien de systématique ni même d'obligatoire pour les avocats.

Elle résulte d'une démarche volontaire se traduisant par l'abonnement de l'Avocat ou de la société d'Avocats au système "e-barreau" développé par le conseil national des barreaux…

3 - le RVPA , la clé d'identification et le portail "e-barreau" : le rôle du C.N.B

Le Conseil National des Barreaux, interlocuteur du ministère de la justice dans la mise en place d'un mode de communication électronique entre les greffes et les avocats, a eu à résoudre la délicate mission de la sécurisation et de l'authentification des échanges électroniques.

Tout utilisateur d'Internet est en effet sensibilisé - parfois jusqu'à la paranoïa- aux problèmes de sécurité, les notions de virus, de Spyware et de "pourriels" étant largement répandues dans le grand public.

À ce souci légitime d'assurer un système d'échange garantissant la préservation des données transmises, s'ajoutait celui spécifique à la procédure judiciaire, de garantir l'identité de l'Avocat émetteur ou destinataire d'un message électronique.

Il a donc été envisagé par le conseil national des barreaux une solution à double détente consistant :

• d'une part, dans la création et la maintenance d'un réseau virtuel privé sécurisé (le Réseau Virtuel Privé Avocats), c'est-à-dire d'un espace de connexion utilisant les lignes ADSL mais n'étant pas ouvert sur l'extérieur, et destiné uniquement à servir d'interface avec le réseau virtuel privé du Ministère de la Justice.

En pratique, la connexion à ce réseau nécessite le branchement d'une interface matérielle (fournie par le C.N.B) sur le modem habituellement utilisé par le cabinet d'Avocat, et mis à disposition par son fournisseur d'accès à Internet - ce qui suppose bien entendu que l'Avocat désireux d'adhérer à la procédure électronique dispose d'un ordinateur relativement récent et d'une connexion ADSL.

Le système, qui était à l'origine exclusivement compatible avec le fournisseur d'accès orange, est désormais disponible pour toutes les offres du marché (voir à ce sujet les informations sur le site Avocat-Conseil.fr)

• D'autre part, dans la dotation de chaque avocat adhérent à la procédure électronique d'une clé USB personnelle permettant le cryptage de toutes les informations échangées au travers du réseau virtuel privé, gage à la fois de sécurité et d'authentification.

Cette "clé" qui se présente comme un appareil physique à insérer dans l'ordinateur de l'Avocat, est indispensable pour la connexion au réseau virtuel privé et pour l'échange de messages électroniques avec les greffes.

Elle garantit donc d'une part que les messages reçus par le greffe émanent bien de l'Avocat (ou de la société d'avocats) signataire, et d'autre part que les messages émis par le greffe seront lus par leur destinataire exclusivement.

Il n'est certainement pas inutile d'insister sur la responsabilité attachée à la détention de cette clé, qui devra donc faire l'objet d'une attention toute particulière, ce d'autant plus que le message délivré au travers du RVPA ne pourra plus être contesté par la suite par l'Avocat signataire.

Une fois qu'il a adhéré au RVPA et qu'il a installé la clé d'authentification sur son ordinateur, tout Avocat peut communiquer avec le greffe de la juridiction au moyen d'un portail Internet développé par le conseil national des barreaux, intitulé "e-barreau".

La fonction de ce portail consiste essentiellement à permettre l'envoi et la réception de messages électroniques avec le greffe de la juridiction.

Il permettra également l'accès à des données du greffe, notamment la liste des affaires enrôlées, ainsi que la liste des affaires en cours pour le Cabinet.

Le recours à un portail internet peut paraître rébarbatif pour les Avocats habitués à leurs logiciels de gestion de cabinet d'Avocats, mais il n'est pas douteux que les éditeurs de logiciels développeront des mises à jour permettant d'intégrer la fonction "e-barreau" dans leurs suites de gestion de cabinet.

Chaque adhérent se voit attribuer une adresse de courriel sous le nom de domaine avocat-conseil.fr (ex : NOM AT avocat-conseil.fr) qui peut être utilisée comme adresse certifiée et sécurisée dans tous échanges par email.

Il convient enfin de préciser que ce service n'est pas gratuit pour les avocats adhérents.

À l'heure actuelle, l'adhésion au RVPA et à "e-barreau" donne lieu à la facturation de 69 EUR H.T de frais de mise en service, ainsi que le paiement d'un abonnement de 55 EUR H.T par mois et par Avocat ou Société d'Avocats, incluant une clé d'authentification (cf. l'offre e-barreau).

Il est admis qu'une seule clé est nécessaire pour une Société d'Avocats, mais qu'en revanche chaque Avocat au sein d'une société de moyens ou d'une association devra être pourvu de sa propre clé.

Par ailleurs, une réflexion est semble-t-il ouverte au sein du C.N.B pour élargir les domaines d'utilisation du RVPA à d'autres fonctions (on pourrait imaginer la mise en relation avec d'autres administrations, notamment fiscales, et l'on peut rêver d'accomplir un jour les formalités de publications aux hypothèques ou bien encore la gestion des comptes CARPA directement en ligne via ce réseau sécurisé…).

Conclusion

Au terme de ce rapide tour d'horizon du "plan" à venir, il apparaît que les moyens mis en oeuvre sont susceptibles de permettre à terme une dématérialisation de la totalité des échanges entre les greffes (actuellement limité aux greffes des tribunaux de grande instance) et les avocats.

Si cet objectif était atteint, il en résulterait pour les Avocats des gains de temps tout à fait importants (économie de déplacements au greffe, plus de case à relever au Palais pour les actes communiqués par voie électronique), ainsi que vraisemblablement un allègement des coûts de fonctionnement du cabinet (masse de papier économisée, temps passé à la photocopieuse) : le temps de travail serait recentré sur le dossier, et ce dans l'intérêt du Client.

Le gain de temps serait également sensible pour les personnels de l'Ordre, lorsqu'ils ont en charge la notification des actes du Palais.

Non seulement les Avocats ont beaucoup à attendre et à gagner à la mise en oeuvre de cette réforme, mais ils sont aussi les garants du succès de la procédure électronique, qui n'entrera dans les moeurs judiciaires que tout autant qu'une partie importante des Avocats de chaque barreau y adhérera.

En effet, si le nombre d'Avocats inscrits à la procédure électronique est faible, les bénéfices attendus de la dématérialisation seront insuffisants, voire inexistants : une procédure "papier" pour certains confrères coexistera avec une procédure «dématérialisée" pour d'autres, obligeant à plus de travail alors que la réforme est censée entraîner un allègement de la charge "administrative" sur les dossiers…

Il appartient donc à chaque Ordre, à chaque avocat, de prendre la mesure des changements qui pourront être opérés par cette réforme, et d'engager sans délai les discussions préalables à l'élaboration des conventions Barreau-T.G.I qui devront intervenir pour concrétiser la mise en place de la procédure électronique auprès de chaque greffe.

Selon la volonté affichée par Madame le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, le système sera théoriquement opérationnel du côté des Tribunaux dès le 1^er janvier 2008.

Il est probable que tous les Avocats ne seront pas équipés et connectés au 1^er janvier, de même que l'on peut supposer que toutes les conventions locales n'auront pas été signées à cette date ; toutefois, les enjeux de la réforme doivent nous inciter à faire de 2008 l'année de l'entrée de la Profession d'Avocat dans l'ère numérique !

Me David DUPETIT
Cabinet d'Avocat DUPETIT