Jurisprudence commentée

Indemnité pour frais d'utilisation des NTIC par les salariés

Le 11/06/2014, par Carole Girard-Oppici, dans Social / Droit du Travail.

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Encourt un redressement Urssaf, l'employeur qui procède au remboursement forfaitaire de tout son personnel pour ses frais professionnels pour usage des NTIC.

Selon un Arrêt de cassation de la Chambre civile de la Cour de cassation rendu le 28/05/2014, si l'employeur peut verser à ses salariés, en sus de leur salaire, une indemnité pour frais d'utilisation d'un ordinateur, de l'imprimante et de la connexion internet depuis leur domicile, c'est à condition que les sommes allouées ne soient pas évaluées de manière forfaitaire, mais correspondent à la prise en charge d'au maximum 50% de l'usage total.

Analyse de la décision de jurisprudence

Les employeurs ont la possibilité de rembourser leurs salariés pour les frais professionnels qu'ils exposent pour accomplir leur mission, lorsqu'ils doivent utiliser des outils informatiques et de communication à distance pour leurs besoins professionnels (acquisition d'un ordinateur, d'une imprimante, ou d'un scanner, de papier et abonnement à une connexion internet).

Sur la feuille de paie, ce remboursement appelé parfois "indemnité web", est signalé sur une ligne à part, car la somme versée n'est pas soumise à cotisations de sécurité sociale.

Il ressort de l'article L242-1, alinéa 3 du Code de la sécurité sociale, 2 et 7 de l'arrêté interministériel du 20 décembre 2002 modifié par l'arrêté du 25 octobre 2005, que l'indemnisation des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) s'effectue uniquement :

  • sous la forme du remboursement des dépenses réellement exposées (factures à l'appui);
  • ou, lorsque l'employeur ne peut en justifier, d'après la déclaration faite par les salariés évaluant le nombre d'heures d'utilisation à usage strictement professionnel de ces outils, dans la limite de 50% de l'usage total.

En conséquence, le remboursement forfaitaire des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi pour l'ensemble des salariés, à l'année, n'est pas admis. L'employeur ne peut pas se baser sur les frais, facture à l'appui, engagés par 0,5% de l'ensemble de ses salariés pour fixer le montant du remboursement forfaitaire versé à l'ensemble des salariés.

Dans un arrêt du 28 mai 2014, la Cour de cassation a approuvé l'Urssaf qui a procédé à un redressement de 107.826 euros résultant de la réintégration, dans l'assiette des cotisations, d'indemnités forfaitaires, versées par l'entreprise à ses salariés nomades.

Arrêt de la Cour de cassation, Chambre civile, rendu le 28/05/2014, cassation (13-18212)

Sur le moyen relevé d'office après avis donné aux parties en application de l'article 1015 du Code de procédure civile :

Vu les articles L242-1, alinéa 3, du Code de la sécurité sociale, 2 et 7 de l'arrêté interministériel du 20 décembre 2002 modifié par l'arrêté du 25 octobre 2005 ;

Attendu qu'il résulte des deux derniers textes que l'indemnisation des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication s'effectue uniquement sous la forme du remboursement des dépenses réellement exposées ou, lorsque l'employeur ne peut en justifier, d'après la déclaration faite par les salariés évaluant le nombre d'heures d'utilisation à usage strictement professionnel de ces outils, dans la limite de 50% de l'usage total ; que cette indemnisation ne peut être évaluée forfaitairement ;

Attendu, selon l'arrêt attaqué, qu'à la suite d'un contrôle portant sur les années 2005 et 2006, l'URSSAF de Paris et de la région parisienne, devenue URSSAF d'Ile-de-France (l'URSSAF), a notifié à la société Dynamic marketing services (l'employeur) un redressement résultant de la réintégration, dans l'assiette des cotisations, d'indemnités forfaitaires, dites indemnités web, versées à ses enquêteurs ; que l'employeur a saisi d'un recours une juridiction de sécurité sociale ;

Attendu que pour accueillir ce recours, l'arrêt retient notamment que la multiplicité des missions réalisées par les enquêteurs, eux-mêmes recrutés en grand nombre et au moyen de contrats de travail de très courte durée, a pu inciter l'employeur à rechercher un mode forfaitaire d'indemnisation des frais professionnels qui, pour chaque mission effectuée, représentent des sommes minimes engagées par les salariés rendant difficile la production systématique de justificatifs ; qu'à cet égard la recherche d'une moyenne des dépenses habituellement exposées pour l'impression des documents et la transmission des résultats de l'enquête par internet depuis un ordinateur jusqu'aux services de l'entreprise n'apparaît pas devoir faire l'objet d'un rejet systématique pour la prise en charge des remboursements déductibles des cotisations de sécurité sociale, dès lors que l'employeur justifie de l'obligation pour ses salariés d'engager des dépenses particulières (papier, encre, connexion) pour l'exécution même du travail fixé par le contrat d'embauche et justifie également, à partir de plusieurs factures obtenues de la part d'enquêteurs, de la réalité de frais inhérents à l'exercice du travail d'enquêteur (acquisition d'un ordinateur, d'une imprimante ou d'un scanner, de papier et abonnement à une connexion internet) ;

Qu'en statuant ainsi, la cour d'appel a violé les textes susvisés ;

Par ces motifs : Casse et annule, dans toutes ses dispositions, l'arrêt rendu le 21 mars 2013, entre les parties, par la cour d'appel de Versailles ;
Remet, en conséquence, la cause et les parties dans l'état où elles se trouvaient avant ledit arrêt et, pour être fait droit, les renvoie devant la cour d'appel de Versailles, autrement composée ;

Mme Flise, Président

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