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Fusion de la déclaration préalable à l'embauche et de la DUE à compter du 1er août 2011

Le 20/06/2011 par La Rédaction de Net-iris, dans Social / Droit du Travail.

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Plan détaillé :

  1. Introduction
  2. Obligations déclaratives

Introduction

Dans un souci de simplification des démarches administratives des entreprises lors de l'embauche de salarié, un décret (n°2011-681) du 16 juin 2011, organise la fusion de la déclaration préalable à l'embauche et de la déclaration unique d'embauche (DUE).

A compter du 1er août 2011, l'employeur n'aura plus qu'à effectuer une seule formalité pour déclarer une nouvelle embauche, puisque le décret étend la portée de la déclaration préalable à l'embauche.

Au moyen de la déclaration préalable à l'embauche, l'employeur accomplit les 6 déclarations et demandes suivantes :

  • l'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale, s'il s'agit d'un salarié non agricole ;
  • l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole ;
  • l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié non agricole ;
  • la demande d'examen médical d'embauche ;
  • la déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires.

Obligations déclaratives

Selon les articles R1221-3 et suivants du Code du travail, la déclaration préalable à l'embauche doit être adressée par l'employeur :

  • soit à l'organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale dans le ressort territorial duquel est situé l'établissement devant employer le salarié ;
  • soit, s'il s'agit d'un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole du lieu de travail de ce salarié.

La déclaration préalable à l'embauche est adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche, et au plus tard le jour de l'embauche (ou le dernier jour ouvrable précédant l'embauche en cas d'envoi par lettre recommandée).

L'article R1221-5 du Code du travail, fixe les conditions dans lesquelles la déclaration préalable à l'embauche peut être effectuée par voie électronique.
Ainsi, à défaut d'utiliser la voie électronique, la déclaration est effectuée au moyen d'un formulaire. L'employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l'organisme compétent par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Lorsque la déclaration est effectuée ou transmise :

  • par télécopie, l'employeur conserve l'avis de réception émis par l'appareil et le document qu'il a transmis jusqu'à réception de l'accusé de réception ;

  • par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi. L'employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à réception de l'accusé de réception.

  • par voie électronique par un employeur relevant du régime général de sécurité sociale préalablement inscrit à un service d'authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen de la fourniture :
    - du numéro d'identification de l'établissement employeur,
    - du numéro national d'identification du salarié s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s'il a déjà fait l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche dans un délai fixé par arrêté
    - la date et heure d'embauche ;
    - la nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

L'indisponibilité de l'un des moyens de transmission mentionnés ci-dessus n'exonère pas l'employeur de son obligation de déclaration par l'un des autres moyens.

L'organisme destinataire adresse alors à l'employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.

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