Actualité : point de droit

Dispositif d'indemnisation des frais professionnels par l'employeur

Le 16/09/2011 par La Rédaction de Net-iris, dans Social / Droit du Travail.

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L'entreprise doit indemniser ou prendre en charge les dépenses engagées par ses salariés pour l'accomplissement de leur travail.

Si le salarié perçoit en contrepartie de son travail une rémunération sous forme de salaire, il ne doit pas avoir à supporter des frais liés à l'exercice de son activité professionnelle, hormis les frais de repas et de transport de son domicile à son lieu de travail (bien qu'un dispositif fiscal permette de prendre en compte ces frais). L'employeur peut également mettre à la disposition du salarié un véhicule de fonction ou verser une indemnisation forfaitaire pour frais de transport en commun.

Les frais professionnels sont donc à la charge de l'employeur. On parle de "charges à caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié", c'est-à-dire qu'elles sont liées et nécessaires à l'accomplissement du travail ou de la mission. Parfois ponctuels (ex : déplacement pour un mission d'un jour sur un autre site), ces frais peuvent aussi être récurrents.

L'employeur a alors le choix d'indemniser son salarié pour les frais qu'il engage lors de ses déplacements professionnels :

  • soit sous la forme de remboursement des dépenses réellement engagées (remboursement contre facture ou octroi d'une carte de paiement professionnelle),
  • soit sous la forme de versement d'une allocation forfaitaire (dès lors qu'elle n'excède pas certaines limites).
    L'indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires, peut intervenir au titre des dépenses de nourriture, logement, de déplacement, ou au titre des TIC (ordinateur, téléphone, etc.), sauf pour les responsables et dirigeants (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL, PDG de SA et de sociétés d'exercice libéral à forme anonyme, président et dirigeant de SAS).

A noter que certains frais professionnels ne peuvent être indemnisés que sur la base des frais réels. Tel est le cas :

  • des frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail (bien qu'un forfait puisse être prévu),
  • des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l'utilisation professionnelle d'outils d'information et de la communication (téléphone portable, ordinateur portable), sauf à fournir l'outil de l'entreprise,
  • des frais de déménagement engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle,
  • des frais exposés par le salarié détaché à l'étranger,
  • des frais engagés par le salarié envoyé en mission temporaire ou muté de la métropole vers les DOM, les territoires français outre mer ou inversement et de l'un de ces territoires vers un autre.

Que ce soit au niveau des Urssafs ou du Fisc, l'employeur doit être capable de justifier de l'utilisation effective des indemnités pour frais professionnels conformément à leur objet, pour pouvoir prétendre à l'exonération des cotisations sociales, et à la déduction des frais professionnels des charges de l'entreprise.

A noter que la jurisprudence considère (Cass / Soc. 12 janvier 2011 - pourvoi n°08-44896), que lorsque le salarié dispose d'une carte professionnelle lui permettant de régler lors de ses déplacements la totalité de ses frais de repas et d'hôtel, alors l'employeur a opté pour le remboursement des frais réellement exposés, de sorte que le salarié ne peut demander le paiement d'indemnités forfaitaires au titre des frais supplémentaires qu'il aurait réglé personnellement (ex : service de blanchisserie, accès à la salle de fitness, etc.).

Le remboursement des frais engagés par le salarié doit avoir lieu le plus rapidement possible, et par principe, sur la feuille de paie du mois, sauf convention ou accord spécifique.

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