Quelle est la durée de conservation des documents d'entreprise ?

Introduction

L'entreprise, comme tout particulier, a l'obligation de conserver sous format papier ou électronique, durant une certaine durée, des documents officiels qui lui permettront de justifier par exemple de l'acquittement des taxes et impôts, cotisations et contributions sociales, mais aussi qu'elle a correctement rempli ses obligations légales et administratives.

Compte tenu du volume que représente ces documents, et malgré la volonté du législateur d'harmoniser les durées légales obligatoires de conservation des documents d'entreprise, les délais sont variables. En cas d'infraction à la législation (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration ou activité illicite), les délais indiqués ci-dessous sont allongés.

Les contrats et documents relatifs à la propriété

Les entreprises sont tenues de garder les contrats et les documents relatifs à leurs titres de propriété pendant 30 ans ou plus s'il s'agit des contrats à exécution échelonnée (article 2227 du Code civil).

S'agissant des correspondances commerciales, documents bancaires, justificatifs de transport de marchandises et contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, le délai de conservation de 5 ans, conformément à l'article L110-4 du Code de commerce. Lorsque le contrat, d'un montant supérieur à 120 euros a été conclu par voie électronique, la durée de conservation minimale est de 10 ans (article L134-2 du Code de la consommation).

La comptabilité

Les documents (livre journal, grand livre, etc.) et les pièces justificatives, comme les bons de commandes ou factures, afférentes aux éléments de la comptabilité des commerçants doivent être conservés 10 ans à partir de la date de clôture de l'exercice (car le délai de reprise de l'administration est de 10 ans en cas d'omissions, d'erreurs ou d'insuffisance d'imposition dans le cas des droits d'enregistrement, de la taxe de publicité foncière, des droits de timbre et des taxes et redevances assimilées : article L123-22 du Code de commerce).

Il en est de même pour toute la documentation comptable (livres, registres), et toute documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements informatiques.

Les documents relatifs au personnel

Concernant les documents relatifs aux charges sociales et la taxe sur les salaires, le délai général de reprise est de 3 ans (article L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du LPF).

Le livre de paie doit être conservé pendant 5 ans à dater de sa clôture (article L3243-4 du Code du travail).

Les documents attestant de la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait doivent être conservés 3 ans (article D3171-16 du Code du travail), alors que ceux relatifs à la comptabilisation des horaires de travail des salariés, des heures d'astreinte et leur compensation, ne sont à conserver qu'un an.

Tout ce qui concerne l'inspection du travail, le CHSCT et les déclarations d'accident ou de maladie professionnelle sont à conserver 5 ans (article D4711-3 du Code du travail).

Les documents de l'administration fiscale

En cas de contrôle fiscal, l'entreprise doit justifier du paiement de son impôt sur le revenu ou sur les sociétés des 3 dernières années (article L169 du Livre des procédures fiscales), ainsi que les paiements de la cotisation foncière des entreprises (CFE), de la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), et des taxes sur le chiffre d'affaires comme la TVA ou encore des taxes sur les conventions d'assurance (articles L174 et L176 du LPF).
Toutefois, pour les taxes sur le chiffre d'affaires le droit de reprise de l'administration s'exerce jusqu'à la fin de la 10ème année qui suit celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible, lorsque l'administration a dressé un procès-verbal de flagrance fiscale au titre d'une année postérieure ou lorsque le contribuable exerce une activité occulte.

Quant aux justificatifs de paiement des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou encore de l'impôt sur les sociétés pour les EIRL, la conservation des documents pendant 2 ans suffit (article L169 du LPF).

Enfin, pour les impôts directs locaux (comme les taxes foncières ou encore la contribution audiovisuelle), le délai de conservation est ramené à 1 an par l'article L173 du LPF.

Les documents administratif et judiciaire

Sont à conserver à vie : les jugements, les actes de transaction amiable homologuée, les documents relatifs aux biens apportés à la société, le jugement prononçant le redressement judiciaire ou la reprise ou la liquidation, les copies conformes (diplômes, carte vitale, carte d'identité).

Toute décision de justice conférant à l'entreprise un droit, ou le reconnaissant (propriété d'un bien, paternité d'une marque, etc.), mais également les ordonnances de non-lieu.

Les documents de la vie professionnelle

Les employeurs doivent conserver 5 ans, les contrats de travail, feuilles de paie, lettres d'engagement et de licenciement, les doubles ou reçus pour solde de tout compte, certificats de travail, avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident, et le registre du personnel (article L3243-4 et R1221-26 du Code du travail).

Quant aux salariés, ils doivent conserver leurs contrats de travail, les feuilles de paie, lettres d'engagement et de licenciement, les doubles ou reçus pour solde de tout compte, certificats de travail, avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident, les bulletins de versement des prestations de la Sécurité sociale, ainsi que tous documents justifiants des cotisations auprès des organismes de retraite et prévoyance, jusqu'à la liquidation de la retraite.

Ces documents peuvent servir lors de la perception de la retraite, ils constituent également un moyen de preuve lors d'un conflit sur les salaires ou sur le montant des cotisations salariales.

Les actions en paiement de salaires se prescrivent par 5 ans (article L3243-4 du Code du travail).

Les documents concernant le versement des allocations chômage doivent être conservés au moins pendant 5 ans (article 2224 du Code civil)

Les relevés des établissements de crédits

Les talons de chèques, les relevés d'identités bancaires, les relevés de comptes bancaires ou postaux doivent être conservés pendant 5 ans (article L110-4 du Code de commerce). Ils peuvent constituer un justificatif pour les impôts, ou destiner à faire valoir tous droits, ou prouver le paiement d'une dette par une date certaine.
Au delà la conservation et la production de tels documents constituent un commencement de preuve par écrit (article 1347 du Code civil).

Les ordres de prélèvement automatique doivent être conservés pendant le temps de leur validité.
Ce moyen de preuve peut s'avérer utile en cas de litige sur le montant du remboursement d'une dette, le paiement à un organisme quelconque, pour justifier une reconnaissance de dette non écrite.
Le titulaire du compte a 5 ans pour contester un encaissement ou un virement ou un chèque.

Les justificatifs d'assurance

Les documents d'assurance, assurance locaux, assurance véhicule, assurance chômage, assurance décès, ainsi que toute déclaration de sinistres, accidents d'automobile, etc..., doivent être conservés pendant 2 ans après la résiliation du contrat.

S'agissant des contrats d'assurances des biens (meubles, immeubles) il convient de les conserver aussi longtemps que le bien est assuré.

Mais également, devront être conservés à vie, les quittances de règlement des primes d'assurance, les contrats de souscription, les justificatifs de versement des cotisations ainsi que le renouvellement de contrat, le double de la lettre de résiliation du contrat (souvent envoyée en AR), tous les justificatifs (rapport de l'expert) lors d'un sinistre. Mais également en cas d'accident, conserver les rapports d'expertise, médicaux, factures des soins, PV de l'accident car, en cas de séquelles ultérieures, il faut apporter les justificatifs, afin d'intenter une action envers le responsable du dommage initial.

Synthèse récapitulative

© 2012 Net-iris