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Déclaration en douanes des marchandises

Le 14/05/2013 par La Rédaction de Net-iris, dans Fiscal / Fiscalité Générale.

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Modalité de conservation des documents dont la production est nécessaire au titre du régime douanier pour lequel les marchandises sont déclarées en douane.

A compter du 1er juillet 2013, les modalités de conservation des documents dont la production est nécessaire pour permettre l'application des dispositions régissant le régime douanier pour lequel les marchandises sont déclarées en douane, sont modifiées. L'administration des douanes assurera d'ici quelques semaines le contrôle de ces documents conformément à l'article 95 § 1 bis du Code des douanes et de l'arrêté du 26 avril 2013.

En effet, les personnes qui détiennent les documents dont la production est nécessaire pour permettre l'application des dispositions régissant le régime douanier pour lesquelles les marchandises sont déclarées, seront tenues de les conserver, sous la forme originale sous laquelle ils ont été créés, papier ou électronique, pendant 3 années civiles au moins. Ce délai de conservation est applicable sans préjudice d'un délai de conservation prévu par une autre réglementation.
Toutefois, ces documents, quel que soit leur support original, ne peuvent être conservés dans un pays non lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ayant une portée similaire à celle prévue par la réglementation de l'Union européenne relative à l'assistance mutuelle et à la coopération en matière douanière ou prévoyant un droit d'accès en ligne de téléchargement et d'utilisation de l'ensemble des données concernées.

Dès lors que les documents électroniques sont mis à disposition des agents des douanes en ligne, cette mise à disposition est mentionnée sur la déclaration en douane.
Le déclarant ainsi que toute personne qui détient les documents dont le contrôle peut être effectué par les douanes, assurent :

  • l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des documents sous forme originale papier ou électronique ainsi que leur lisibilité, durant la durée légale de conservation. Lorsque le document est une facture électronique, il doit respecter la forme et les conditions fixées par le code général des impôts. Lorsque le document a été visé par l'administration lors du dépôt de la déclaration en douane, la conservation de ce document doit faire apparaître de manière certaine et lisible ce visa ;
  • la continuité de mise en ligne des documents concernés, pendant leur durée légale de conservation.

Outre ces obligations, les modalités de conservation des documents doivent permettre d'établir le lien entre les documents, quel que soit leur support original, et la déclaration en douane à laquelle ils se rapportent. Elles doivent également permettre au déclarant ou à toute personne qui les détient :

  • de restituer un document électronique sur écran, en langage clair et intelligible, y compris en ce qui concerne les informations facultatives qui figurent sur ce document ;
  • de présenter, lors de tout contrôle effectué par les agents des douanes, une version papier du document électronique ou l'original papier du document lorsqu'il n'est pas électronique.

Les modalités techniques de conservation des documents électroniques, en vue d'assurer l'authenticité et l'origine des documents ainsi que leur lisibilité et le lien entre ces documents et la déclaration en douane à laquelle ils se rapportent, sont fixées par la notice technique "Modalités techniques d'accès de la douane".

La mise à disposition des documents doit être réalisée par le déclarant ou par toute personne qui détient les documents, y compris lorsqu'il s'agit d'un tiers chargé de la conservation des documents quel que soit leur support original.

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